SERVICIOS DE
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
¡Transforma tu empresa con nuestra digitalización de documentos certificada!
Con nuestra experiencia en digitalización de documentos y un enfoque centrado en las necesidades de tu empresa, te ayudamos a digitalizar tus archivos de manera rápida, precisa y certificada. Desde contratos y facturas hasta informes y expedientes, estamos aquí para convertir tus documentos en formatos digitales, accesibles y seguros.
La gestión de grandes volúmenes de documentos y datos es imprescindible en todos los departamentos y en todas las organizaciones. Las operaciones de back office como la entrada de datos, el escaneo de documentos de gran volumen, la validación de datos, el procesamiento de facturas, la indexación y más, son esenciales para la mayoría de los procesos; lamentablemente pueden requerir mucho dinero, tiempo y personal.
Con nuestros servicios de procesamiento de datos especializado, obtendrás un servicio de digitalización a través de un equipo de indexadores y digitalizadores capacitados profesionalmente, así como los últimos
equipos y software.
Nuestro proceso de digitalización está respaldado por tecnología de vanguardia y un equipo experto que garantiza la confidencialidad y la integridad de tus datos en todo momento. Además, nuestra digitalización certificada cumple con los más altos estándares de calidad y cumplimiento normativo.
Conoce nuestros servicios de escaneo y captura:
- Escaneo y captura de datos y documentos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar: Nuestro servicio se encargará de capturar, indexar y cargar todas las facturas y archivos de sus proveedores en su sistema ERP.
- Formularios y archivo de documentos: Nuestro servicio se encargará de recopilar los envíos de formularios, así como la entrada de datos, el archivo y el índice de contenido en su sistema para una fácil recuperación.
- Digitalización de documentos de gran volumen: Nuestro servicio brindara opciones de escaneo de alto volumen a través de equipos de escaneo de última generación este servicio es ideal para archivar información histórica y procesos operativos diarios.
- Digitalización de documentos de cualquier tamaño y tipo
- Documentos Históricos
- Digitalización de expedientes, planos, libros
- Archivo muerto
- Especialización en digitalización de expedientes, documentos, contratos e información contable
Más servicios de escaneo y captura:
- Escaneamos e indexamos todo tipo de documentos: formularios, facturas, tickets, BOL’s, conjuntos de dibujos, etc.
- Escaneo e indexamos de documentos de amplio formato como planos o documentos de formato continuo con alta calidad para visualización y respaldo.z
¡Contáctanos ahora! Nuestro equipo de expertos está listo para ayudarte a optimizar tus procesos empresariales y simplificar tu gestión de documentos
¡Descubre los beneficios de la digitalización de documentos para tu empresa!
- Eficiencia operativa: Con la digitalización de documentos, optimizas tus procesos internos, reduciendo el tiempo y los recursos dedicados a la gestión manual de archivos físicos.
- Acceso rápido y fácil: Al digitalizar tus documentos, puedes acceder a ellos instantáneamente desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que mejora la colaboración y la toma de decisiones en tu empresa.
- Ahorro de espacio: Libera espacio físico en tu oficina al eliminar la necesidad de almacenar archivos en papel, lo que te permite aprovechar mejor tus instalaciones y reducir costos de almacenamiento.
- Seguridad de datos: La digitalización garantiza la seguridad y confidencialidad de tus documentos, protegiéndolos contra pérdidas, robos o daños físicos.
- Facilidad de búsqueda y recuperación: Encuentra rápidamente la información que necesitas mediante funciones de búsqueda avanzada en tus documentos digitalizados, lo que agiliza tus procesos de trabajo y mejora la productividad de tu empresa.
- Digitalización de facturas y documentos específicos para empresas: Adaptamos nuestros servicios de digitalización para satisfacer las necesidades específicas de tu negocio, incluyendo la digitalización de facturas, contratos, expedientes y otros documentos clave para la operación de tu empresa.
- Procedimiento de digitalización experto: Confía en la experiencia y profesionalismo de nuestras digitalizadoras de documentos, quienes manejan el proceso de digitalización de manera eficiente y precisa, garantizando resultados óptimos para tu empresa.
Tipos de Digitalización
En Requordit, entendemos que cada empresa tiene necesidades únicas cuando se trata de la digitalización de documentos. Es por eso que ofrecemos una amplia gama de servicios de digitalización diseñados para adaptarse a tus requerimientos específicos. Aquí te presentamos algunos de los tipos de digitalización que ofrecemos:
Digitalización por lotes:
Ideal para empresas con grandes volúmenes de documentos físicos, la digitalización por lotes te permite convertir múltiples archivos en formato digital de manera rápida y eficiente. Este método es perfecto para la conversión masiva de documentos como expedientes, facturas o archivos históricos.
Digitalización bajo demanda:
Si necesitas digitalizar documentos de forma puntual o en pequeñas cantidades, nuestro servicio de digitalización bajo demanda es la solución perfecta. Simplemente, nos proporcionas los documentos que necesitas digitalizar y nosotros nos encargamos del resto, garantizando resultados precisos y de alta calidad.
Digitalización en sitio:
Para empresas que requieren digitalizar documentos sin comprometer la seguridad o confidencialidad, ofrecemos servicios de digitalización en sitio. Nuestro equipo de expertos se desplaza a tus instalaciones con el equipo necesario para llevar a cabo el proceso de digitalización de manera segura y eficiente.
Digitalización de documentos específicos:
Nos adaptamos a las necesidades particulares de tu empresa ofreciendo servicios de digitalización de documentos específicos, como facturas, contratos, expedientes médicos, archivos históricos, entre otros. Nuestro enfoque personalizado garantiza que tus documentos sean digitalizados de acuerdo a tus requerimientos exactos.
Tecnología OCR:
Además de nuestros servicios de digitalización, en Requordit también ofrecemos tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres, por sus siglas en inglés) para maximizar el valor de tus documentos digitales. Con la tecnología OCR, convertimos tus documentos escaneados en archivos de texto completamente editables y buscables.
Proceso de digitalización
El proceso de digitalización de documentos llevado a cabo por Requordit sigue un riguroso paso a paso para garantizar resultados precisos y de alta calidad. A continuación, describimos cada etapa del proceso:
1.
Recolección de documentos:
El proceso comienza con la recolección de los documentos físicos que se van a digitalizar. Nuestro equipo puede desplazarse hasta tus instalaciones para recoger los documentos o coordinar la entrega a través de servicios de mensajería seguros.
2.
Preparación de documentos:
Una vez que los documentos son recibidos, se procede a la preparación para la digitalización. Esto puede incluir la eliminación de grapas, clips u otros elementos de sujeción, así como la organización y clasificación de los documentos según tus requerimientos específicos.
3.
Escaneo de documentos:
Los documentos preparados son escaneados utilizando equipos especializados de alta resolución. Durante este proceso, nos aseguramos de capturar cada página con la máxima calidad posible para garantizar una reproducción fiel en formato digital.
4.
Procesamiento de imágenes:
Después del escaneo, las imágenes digitales de los documentos son procesadas para mejorar la calidad y claridad. Esto puede incluir ajustes de brillo, contraste y nitidez para optimizar la legibilidad de los documentos.
5.
Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR):
En esta etapa, aplicamos tecnología OCR para convertir las imágenes escaneadas en texto editable y buscable. Esto permite que los documentos digitalizados sean completamente funcionales y puedan ser indexados y buscados de manera eficiente.
6.
Validación y control de calidad:
Una vez completado el proceso de digitalización y OCR, realizamos una rigurosa validación y control de calidad para asegurar la precisión y exactitud de los documentos digitales resultantes. Se verifica que no haya errores de escaneo, reconocimiento de caracteres o pérdida de información.
7.
Entrega de documentos digitales:
Finalmente, entregamos los documentos digitales a través del medio que mejor se adapte a tus necesidades, ya sea en formato de archivos digitales (PDF, JPEG, etc.), a través de software de gestión documental o almacenados en la nube.
8.
Seguridad y confidencialidad:
Durante todo el proceso, implementamos estrictas medidas de seguridad y confidencialidad para proteger la integridad y privacidad de tus datos. Esto incluye el uso de tecnologías de encriptación, acceso restringido y cumplimiento de regulaciones de protección de datos.
Preguntas Frecuentes
La digitalización de documentos es el proceso de convertir documentos físicos en formatos digitales. Es importante para las empresas porque mejora la eficiencia, reduce costos de almacenamiento, facilita el acceso y la búsqueda de información, y contribuye a la sostenibilidad ambiental al reducir el uso de papel.
Las ventajas de la digitalización incluyen la optimización de procesos, el acceso rápido a la información, la reducción del espacio físico requerido para almacenar documentos, la mejora de la seguridad y confidencialidad de los datos, y la posibilidad de realizar copias de seguridad automáticas para proteger contra pérdidas de información.
La digitalización de documentos se realiza utilizando escáneres especializados que convierten documentos físicos en archivos digitales. Estos archivos pueden ser almacenados en servidores internos o en la nube, y luego ser accesibles y manipulables a través de software de gestión documental.
Los archivos digitales son documentos creados originalmente en formato electrónico, mientras que los documentos digitalizados son copias digitales de documentos físicos. Los archivos digitales son nativamente editables y buscables, mientras que los documentos digitalizados requieren tecnologías como OCR para ser editables y buscables.
Escanear documentos es el proceso de convertir documentos físicos en imágenes digitales, mientras que digitalizar documentos implica convertir esas imágenes en archivos digitales editables y buscables mediante tecnologías como OCR. La digitalización implica un paso adicional que permite una mayor utilidad de los documentos en formato digital.
Si bien la digitalización reduce significativamente la necesidad de papel en las empresas, no necesariamente lo elimina por completo. Algunas empresas pueden optar por mantener documentos físicos por razones legales o de seguridad, pero la digitalización ayuda a reducir drásticamente la dependencia del papel.
Se pueden digitalizar una amplia variedad de documentos, incluyendo facturas, contratos, informes, expedientes médicos, recibos, formularios, imágenes, y prácticamente cualquier otro tipo de documento físico que una empresa necesite gestionar de manera eficiente.
En México, la digitalización de documentos debe cumplir con la normativa establecida en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y otras leyes y regulaciones relacionadas. Es importante garantizar que los documentos digitalizados conserven su integridad, autenticidad y validez legal, y que se cumplan los requisitos de seguridad y privacidad de los datos personales.
El costo de la digitalización de documentos puede variar dependiendo del volumen de documentos a digitalizar, la complejidad del proceso, la calidad del escaneo requerido, y otros factores.
Durante el proceso de digitalización, se implementan medidas de seguridad como la encriptación de datos, el acceso restringido a los documentos digitalizados, la supervisión de la cadena de custodia, y la eliminación segura de documentos físicos una vez digitalizados. Además, se establecen políticas de seguridad y privacidad para garantizar la protección de la información sensible.
DESCUBRE
MÁS
