SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EMPRESAS
Con nuestro servicio especializado en transformación digital tu empresa podrá optimizar procesos, reducir costos operativos y aumentar la seguridad de su información. Como expertos en gestión documental, convertimos contratos, facturas, informes y expedientes en archivos digitales accesibles y seguros.
¡Descubre cómo nuestra solución integral puede potenciar tu empresa hoy mismo!
La transformación documental es clave para la gestión eficiente de grandes volúmenes de datos en todas las organizaciones y departamentos. Las operaciones de back office como la captura de información, el escaneo, la validación, el procesamiento de facturas, la indexación y más, son fundamentales para la mayoría de los procesos; lamentablemente suelen consumir excesivos recursos económicos, tiempo y capital humano.
Con nuestro servicio de procesamiento de datos especializado, accedes a una solución integral respaldada por un equipo de profesionales altamente capacitados en indexación y conversión digital, junto con tecnología y software de última generación.
Nuestro sistema de gestión documental está soportado por infraestructura de vanguardia y especialistas que aseguran la confidencialidad e integridad de tu información en todo momento. Además, nuestros procesos certificados cumplen con los más altos estándares de calidad y normativas vigentes en el sector.
¿Por qué contratar un servicio de digitalización de documentos?
- Gestión financiera automatizada: Escaneamos, capturamos e integramos los datos de cuentas por pagar y cobrar, indexando facturas y documentos de proveedores directamente en su sistema ERP.
- Administración de formularios: Recopilamos y procesamos formularios empresariales, organizando la información para una recuperación eficiente en sus sistemas internos.
- Procesamiento de grandes volúmenes: Utilizamos equipos de escaneo avanzados para preservar archivos históricos y agilizar sus procesos operativos cotidianos.
- Conversión de múltiples formatos: Procesamos documentos de cualquier dimensión y tipo para adaptarnos a sus necesidades específicas.
- Preservación de acervos históricos: Transformamos su patrimonio documental en archivos consultables y duraderos.
- Tratamiento de materiales especiales: Expedientes, planos técnicos y publicaciones.
- Recuperación de archivo inactivo: Revitalizamos y damos acceso digital a su archivo muerto.
- Manejo de documentación crítica: Expertos en expedientes, contratos e información contable con máximos estándares de seguridad.
Servicios empresariales complementarios:
- Procesamiento integral: Transformamos todo tipo de documentos corporativos: formularios, facturas, tickets, conocimientos de embarque y conjuntos de dibujos técnicos.
- Tratamiento de formatos especiales: Convertimos documentos de gran formato y continuos con alta resolución para visualización óptima y respaldo seguro.
¡Contáctanos ahora! Nuestro equipo de expertos está listo para ayudarte a optimizar tus procesos empresariales y simplificar tu gestión de documentos
Ventajas exclusivas de contratar una empresa de digitalización como Requordit
- Eficiencia operativa: Con la transformación documental empresarial optimizas tus procesos internos, reduciendo tiempo y recursos dedicados a la gestión manual de archivos físicos.
- Acceso rápido y fácil: Consulta tu información instantáneamente desde cualquier ubicación y momento, mejorando la colaboración y toma de decisiones en tu organización.
- Ahorro de espacio: Libera áreas físicas en tus instalaciones al eliminar el almacenamiento en papel, aprovechando mejor tu infraestructura y reduciendo costos de archivo.
- Seguridad de datos: Garantizamos la protección y confidencialidad de tu información empresarial, eliminando riesgos de pérdidas, robos o deterioro de documentos físicos.
- Búsqueda y recuperación eficiente: Encuentra la información mediante herramientas de búsqueda avanzada en tus archivos convertidos, acelerando procesos de trabajo y elevando la productividad corporativa.
- Tratamiento especializado para documentación empresarial: Personalizamos nuestros servicios para satisfacer las exigencias de tu sector, incluyendo el procesamiento de facturas, contratos, expedientes y otros documentos esenciales para tu operación.
- Proceso respaldado por expertos: Cuenta con la experiencia de nuestros especialistas en conversión documental, quienes gestionan cada etapa con precisión técnica y profesionalismo, asegurando resultados superiores para tu empresa.
Tipos de Digitalización
Cada empresa tiene necesidades únicas. Por eso ofrecemos una amplia gama de servicios diseñados para adaptarse a tus requerimientos específicos.
Por lotes:
Ideal para empresas con grandes volúmenes de documentos físicos, la digitalización por lotes te permite convertir múltiples archivos en formato digital de manera rápida y eficiente. Este método es perfecto para la conversión masiva de expedientes, facturas o archivos históricos.
Bajo demanda:
Este servicio es la solución perfecta para peticiones puntuales o pequeñas cantidades a digitalizar. Simplemente, nos proporcionas los documentos que necesitas convertir y nosotros nos encargamos del resto, garantizando resultados precisos y de alta calidad.
En sitio:
Para empresas que requieren procesar información sin comprometer la seguridad o confidencialidad. Nuestro equipo de expertos se desplaza a tus instalaciones con el equipo necesario para llevar a cabo el proceso de digitalización de manera segura y eficiente.
Documentos específicos:
Nos adaptamos a las necesidades particulares de tu empresa ofreciendo servicios especializados para materiales concretos, como facturas, contratos, expedientes médicos y archivos históricos. Nuestro enfoque personalizado garantiza que tus materiales sean procesados según tus requerimientos exactos.
Tecnología OCR:
Además de nuestros servicios de conversión, en Requordit también ofrecemos tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para maximizar el valor de tus archivos digitales. Con esta tecnología, convertimos tus documentos escaneados en archivos de texto completamente editables y buscables.
Proceso de digitalización de documentos
Nuestro servicio de digitalización de documentos sigue un riguroso paso a paso para garantizar resultados precisos y de alta calidad.
1.
Recolección de documentos:
El proceso comienza con la recolección de los documentos físicos que se van a convertir. Nuestro equipo puede desplazarse hasta tus instalaciones para recoger los documentos o coordinar la entrega a través de servicios de mensajería seguros.
2.
Preparación de documentos:
Una vez recibidos, se realiza una preparación para la digitalización. Esta puede incluir la eliminación de grapas, clips u otros elementos de sujeción, así como la organización y clasificación según tus requerimientos específicos.
3.
Escaneo de documentos:
Los materiales preparados son escaneados utilizando equipos especializados de alta resolución. Durante este proceso, nos aseguramos de capturar cada página con la máxima calidad posible para garantizar una reproducción fiel en formato digital.
4.
Procesamiento de imágenes:
Después del escaneo, las imágenes resultantes son tratadas para mejorar su calidad y claridad. Esto puede incluir ajustes de brillo, contraste y nitidez para optimizar la legibilidad de los contenidos.
5.
Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR):
En esta etapa, aplicamos tecnología OCR para convertir las imágenes escaneadas en texto editable y buscable. Esto permite que los documentos digitalizados sean completamente funcionales y puedan ser indexados y buscados de manera eficiente.
6.
Validación y control de calidad:
Una vez completado el proceso de conversión, implementamos una rigurosa validación para asegurar la precisión y exactitud de los archivos digitales resultantes. Se verifica que no haya errores de escaneo ni pérdida de información.
7.
Entrega de archivos digitales:
Finalmente, entregamos la información procesada a través del medio que mejor se adapte a tus necesidades, en formatos digitales (PDF, JPEG, etc.), o mediante un sistema de gestión documental o almacenados en la nube.
8.
Seguridad y confidencialidad:
Durante todo el proceso, implementamos estrictas medidas de seguridad para proteger la integridad y privacidad de tus datos. Esto incluye el uso de tecnologías de encriptación, acceso restringido y cumplimiento de regulaciones de protección de datos.
Preguntas Frecuentes
¿Qué es y por qué es importante la digitalización de documentos para las empresas?
La digitalización de documentos es el proceso de convertir documentos físicos en formatos digitales. Es importante para las empresas porque mejora la eficiencia, reduce costos de almacenamiento, facilita el acceso y la búsqueda de información, y contribuye a la sostenibilidad ambiental al reducir el uso de papel.
¿Cuáles son las ventajas de la digitalización?
Las ventajas de la digitalización incluyen la optimización de procesos, el acceso rápido a la información, la reducción del espacio físico requerido para almacenar documentos, la mejora de la seguridad y confidencialidad de los datos, y la posibilidad de realizar copias de seguridad automáticas para proteger contra pérdidas de información.
¿Cómo se hace la digitalización de documentos?
Nuestro servicio de digitalización de documentos se realiza utilizando escáneres especializados que convierten documentos físicos en archivos digitales. Estos archivos pueden ser almacenados en servidores internos o en la nube, y luego ser accesibles y manipulables a través de software de gestión documental.
Diferencias entre archivos digitales y documentos digitalizados
Los archivos digitales son documentos creados originalmente en formato electrónico, mientras que los documentos digitalizados son copias digitales de documentos físicos. Los archivos digitales son nativamente editables y buscables, mientras que los documentos digitalizados requieren tecnologías como OCR para ser editables y buscables.
¿Es diferente escanear y digitalizar documentos?
Escanear documentos es el proceso de convertir documentos físicos en imágenes digitales, mientras que digitalizar documentos implica convertir esas imágenes en archivos digitales editables y buscables mediante tecnologías como OCR. La digitalización implica un paso adicional que permite una mayor utilidad de los documentos en formato digital.
¿La digitalización elimina por completo el uso de papel?
Si bien la digitalización reduce significativamente la necesidad de papel en las empresas, no necesariamente lo elimina por completo. Algunas empresas pueden optar por mantener documentos físicos por razones legales o de seguridad, pero la digitalización ayuda a reducir drásticamente la dependencia del papel.
¿Qué tipo de documentos se pueden digitalizar?
Se pueden digitalizar una amplia variedad de documentos, incluyendo facturas, contratos, informes, expedientes médicos, recibos, formularios, imágenes, y prácticamente cualquier otro tipo de documento físico que una empresa necesite gestionar de manera eficiente.
¿Cuáles son los requisitos legales para la digitalización de documentos en México?
En México, la digitalización de documentos debe cumplir con la normativa establecida en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y otras leyes y regulaciones relacionadas. Es importante garantizar que los documentos digitalizados conserven su integridad, autenticidad y validez legal, y que se cumplan los requisitos de seguridad y privacidad de los datos personales.
¿Cuál es el costo de la digitalización de documentos para mi empresa?
El costo de la digitalización de documentos puede variar dependiendo del volumen de documentos a digitalizar, la complejidad del proceso, la calidad del escaneo requerido, y otros factores.
¿Qué medidas de seguridad se implementan durante el proceso de digitalización?
Al contratar una empresa de digitalización como Requordit, te aseguras que se implementen medidas de seguridad como la encriptación de datos, el acceso restringido a los documentos digitalizados, la supervisión de la cadena de custodia, y la eliminación segura de documentos físicos una vez digitalizados. Además, se establecen políticas de seguridad y privacidad para garantizar la protección de la información sensible.
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