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Digitalización de documentos vs. Escaneo

¿Cuáles son sus diferencias?

Por REQUORDIT

En este artículo exploramos las diferencias entre la digitalización y el escaneo de documentos. Aprenda cómo seleccionar la mejor opción para su negocio y más.

En la actualidad, la gestión de documentos se ha vuelto cada vez más importante para las empresas de todos los tamaños y sectores. La cantidad de información que se maneja diariamente es enorme, y la mayoría de ella está en formato papel. Es aquí donde entran en juego la digitalización y el escaneo de documentos, dos procesos que han revolucionado la forma en que se maneja la información en papel en la era digital.

La digitalización de documentos es el proceso de convertir documentos físicos en archivos digitales mediante el uso de herramientas y tecnologías específicas. El objetivo de la digitalización es hacer que la información sea más accesible y fácil de administrar, lo que ayuda a las empresas a mejorar la eficiencia, reducir costos y aumentar la productividad. Por otro lado, el escaneo de documentos se enfoca en crear una copia digital de un documento físico existente. Si bien es cierto que ambos procesos están estrechamente relacionados, cada uno tiene sus propias características y aplicaciones específicas.

Actualmente, el 80% de los documentos en México están en papel. Esto representa un desafío importante para las empresas, que deben encontrar formas de gestionar esta gran cantidad de información de manera eficiente y segura.

Es importante destacar que la digitalización y el escaneo de documentos no son solo una moda pasajera, sino que son prácticas que están aquí para quedarse. Cada vez más empresas están reconociendo su importancia y están adoptando estas prácticas para mejorar sus operaciones diarias. En los próximos párrafos, profundizaremos en las definiciones de la digitalización y el escaneo de documentos, así como en su importancia y beneficios para las empresas en la era digital. 

En este sentido, la digitalización de la experiencia del cliente de los seguros se ha vuelto imprescindible, ya que los nuevos hábitos de consumo y la inmediatez que exigen los clientes digitales han orillado a las compañías de seguros en México a contar con procesos y una infraestructura más eficientes para gestionar nuevos canales digitales.

Tabla de contenido

¿Qué es la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es el proceso mediante el cual los documentos físicos se convierten en formato digital. Este proceso se realiza mediante la utilización de tecnologías avanzadas, como escáneres, software OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y software de gestión documental. La digitalización permite a las empresas almacenar, acceder y compartir información de manera más eficiente, eliminando la necesidad de archivar documentos físicos en grandes cantidades.

Es importante destacar los siguientes aspectos de la digitalización de documentos:

  • La digitalización requiere una inversión inicial. El equipo y el software necesarios para digitalizar documentos pueden ser costosos. Sin embargo, los beneficios de la digitalización a largo plazo suelen superar la inversión inicial.
  • La digitalización requiere un mantenimiento continuo. Los documentos digitales deben almacenarse de forma segura y accesible. También es necesario actualizar el software y el hardware de digitalización con regularidad para garantizar que los documentos se puedan leer y compartir correctamente.

 

Beneficios de la digitalización de documentos

La digitalización de documentos ofrece consigo una serie de beneficios para las instituciones y empresas que deciden recurrir a este aspecto:

  • Eficiencia: La digitalización permite a las empresas almacenar, acceder y compartir información de manera más eficiente. Esto reduce el tiempo y los recursos necesarios para gestionar documentos físicos.
  • Reducción de costos: La digitalización elimina la necesidad de archivar documentos físicos, lo que puede reducir los costos de almacenamiento, mantenimiento y transporte.
  • Mejora de la seguridad: La digitalización permite a las empresas proteger sus documentos de pérdidas, daños y robos.
  • Mejora de la colaboración: La digitalización facilita la colaboración entre empleados y clientes.

 

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El escaneo de documentos es una técnica rápida y sencilla para convertir documentos físicos en digitales. ¡Haz que la gestión de documentos sea más fácil con Requordit!

¿Qué es el escaneo de documentos?

Si te has preguntado ¿Qué es escanear? Debes saber que el escaneo de documentos es el proceso de convertir documentos físicos en imágenes digitales utilizando un escáner. Este proceso permite a las empresas acceder y compartir documentos importantes de manera más eficiente, eliminando la necesidad de almacenar grandes cantidades de documentos físicos.

Es importante destacar los siguientes aspectos del escaneo de documentos:

  • El escaneo de documentos es un proceso relativamente sencillo. La mayoría de los escáneres modernos son fáciles de utilizar y no requieren conocimientos técnicos especializados.
  • El escaneo de documentos puede ser personalizado para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa. Los escáneres pueden configurarse para escanear documentos de diferentes tamaños y formatos, y también pueden utilizarse para escanear documentos con códigos de barras o imágenes con marcas de agua.
  • El escaneo de documentos puede ayudar a las empresas a cumplir con las normativas. En algunos casos, las empresas están obligadas a conservar documentos físicos durante un período de tiempo determinado. El escaneo de documentos puede ayudar a las empresas a cumplir con estas normativas, ya que permite almacenar los documentos de forma segura y accesible durante el tiempo necesario.

 

Beneficios del escaneo de documentos

El escaneo de documentos ofrece una serie de beneficios para las empresas, entre los que se incluyen:

  • Acceso más rápido y fácil a la información. El escaneo de documentos permite a las empresas acceder a la información de los documentos físicos de forma rápida y sencilla. Esto puede ayudar a las empresas a tomar decisiones más informadas y a mejorar su productividad.
  • Compartición más eficiente de documentos. El escaneo de documentos facilita la distribución de documentos a las personas adecuadas. Esto puede ayudar a las empresas a mejorar la comunicación y la colaboración entre empleados y clientes.
  • Reducción de costos. El escaneo de documentos también es un soporte para las empresas en el aspecto de reducir los costos de almacenamiento, mantenimiento y transporte de documentos físicos.
  • Mejora de la seguridad. Permite a las empresas proteger sus documentos de pérdidas, daños y robos.

 

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¿Cuáles son las diferencias entre digitalización y escaneo de documentos?

Seguramente muchas veces has escuchado el término digitalizar y también el término escanear, y aunque pareciera ser lo mismo, no lo es.

Si bien se refiere al mismo principio que es el de pasar hojas por un scanner sus conceptos y propósitos no son los mismos.

Para esto pondremos dos ejemplos:

1) Si quisiéramos digitalizar las fotos del álbum de nuestros padres o abuelos, podemos pasar las fotografías por un scanner, el nombre que se le daría a cada archivo sería el que le da el scanner por default para finalmente guardarlas en una carpeta con el nombre que nosotros elijamos.

2) Por otro lado, si quisiéramos digitalizar los expedientes de Recursos Humanos para tener acceso rápido a los mismos, debemos digitalizarlos por expediente y no por hoja, comúnmente se utiliza el formato PDF para dicho propósito y en este caso es indispensable que cada PDF tenga el nombre del expediente para poder identificarlo sin necesidad de abrirlo.

Actualmente, existe tecnología que facilita el proceso de la captura, mediante códigos de barra, por ejemplo, se puede configurar el scanner y el software cortará automáticamente el archivo PDF al estar escaneando y le dará el nombre en automático.

Ejemplos de digitalización

La digitalización se puede aplicar a una amplia gama de documentos, entre los que se incluyen:

  • Facturas: La digitalización de facturas permite a las empresas realizar un seguimiento de sus gastos de forma más eficiente.
  • Contratos: La digitalización de contratos permite a las empresas almacenar y gestionar sus contratos de forma segura.
  • Documentación legal: La digitalización de documentación legal permite a las empresas acceder a sus documentos legales de forma rápida y sencilla.
  • Imágenes: La digitalización de imágenes permite a las empresas conservar sus imágenes de forma segura y accesible.

 

Ejemplos de escaneo

El escaneo se puede desarrollar en los siguientes documentos:

  • Documentos de identificación: El escaneo de documentos de identificación permite a las empresas verificar la identidad de sus clientes.
  • Formularios: El escaneo de formularios permite a las empresas recopilar datos de sus clientes de forma más eficiente.
  • Cartas: El escaneo de cartas permite a las empresas conservar su correspondencia de forma segura.
  • Documentos comerciales: El escaneo de documentos comerciales permite a las empresas almacenar y compartir documentos de forma rápida y sencilla.

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Diferencias puntuales entre escanear y digitalizar.

Precisión y calidad de imagen: Aunque la digitalización y el escaneo de documentos son procesos similares, existen algunas diferencias importantes entre ellos. Una de las principales diferencias es la precisión y calidad de la imagen. La digitalización utiliza tecnologías avanzadas, como OCR, para reconocer los caracteres y convertirlos en texto editable, lo que permite una mayor precisión en la captura de datos.

Procesamiento de datos: La digitalización permite el procesamiento automático de datos, lo que significa que la información puede ser extraída y utilizada de manera más eficiente. El escaneo de documentos, por otro lado, solo crea una imagen del documento, que puede requerir un procesamiento adicional para extraer información.

Capacidad de búsqueda y recuperación: La digitalización permite la búsqueda de documentos y la recuperación de información de manera rápida y sencilla, gracias a la tecnología de reconocimiento de texto. El escaneo de documentos, por otro lado, solo proporciona una imagen del documento, lo que puede dificultar la búsqueda y recuperación de información.

En conclusión podemos decir que el escaneo es pasar por un scanner hoja por hoja y obtener un archivo digital de cada hoja con un nombre genérico, por otra parte, digitalizar se refiere al proceso de convertir información en papel a información digital con su adecuada clasificación que resulte en búsquedas ágiles para la recuperación de la misma.

Te puede interesar nuestro artículo: Automatización de procesos documentales para mejorar la productividad 

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La digitalización de documentos permite una mayor eficiencia y productividad en la gestión de documentos en tu empresa. ¡Descubre cómo Requordit puede ayudarte!

 

Preguntas frecuentes

¿La digitalización y el escaneo de documentos son lo mismo?

No, la digitalización y el escaneo de documentos no son lo mismo. La digitalización implica la conversión de documentos físicos en formato digital, mientras que el escaneo de documentos implica simplemente la captura de una imagen del documento físico.

¿Cuál es la diferencia entre la calidad de imagen en la digitalización y el escaneo de documentos?

La calidad de imagen en la digitalización es generalmente mejor que la del escaneo de documentos, ya que la digitalización utiliza tecnologías avanzadas para reconocer caracteres y convertirlos en texto editable.

¿Qué tan precisa es la digitalización y el escaneo de documentos?

La precisión de la digitalización y el escaneo de documentos depende de la calidad del documento original y del proceso de digitalización o escaneo utilizado. En general, la digitalización es más precisa que el escaneo de documentos.

¿Cómo se integra la digitalización y el escaneo de documentos con los sistemas empresariales?

La digitalización y el escaneo de documentos se pueden integrar con los sistemas empresariales mediante la utilización de software especializado que permite la gestión y búsqueda de documentos digitales.

¿Cuál es el costo de la digitalización y el escaneo de documentos?

El costo de la digitalización y el escaneo de documentos depende del tamaño y complejidad del proyecto. Es importante considerar los costos asociados con el equipo y software necesarios, así como el tiempo y mano de obra requeridos.

¿Cómo se garantiza la seguridad y privacidad de los documentos digitales?

La seguridad y privacidad de los documentos digitales se garantiza mediante la encriptación y protección con contraseñas, así como el uso de medidas de seguridad físicas y técnicas para prevenir el acceso no autorizado.

¿Cómo se eliminan los documentos en papel después de la digitalización o escaneo?

Los documentos en papel pueden ser destruidos de manera segura una vez que han sido digitalizados o escaneados, utilizando métodos como la trituración o el incineramiento. Es importante asegurarse de cumplir con las regulaciones y leyes pertinentes para la eliminación de documentos.

En Requordit tenemos la solución para tu empresa…

En conclusión, tanto la digitalización como el escaneo de documentos son técnicas que permiten la conversión de documentos físicos en formatos digitales. Sin embargo, existen algunas diferencias clave entre ellas que es importante tener en cuenta al seleccionar una u otra.

La digitalización ofrece una mayor precisión y calidad de imagen, así como la posibilidad de procesar datos y buscar información de manera más eficiente. Por otro lado, el escaneo es una técnica más sencilla y económica que permite la digitalización de documentos de manera rápida y eficiente.

En última instancia, la elección entre la digitalización y el escaneo dependerá de las necesidades y objetivos específicos de cada empresa. En Requordit, estamos comprometidos en ofrecer soluciones personalizadas que permitan a nuestros clientes alcanzar sus metas de gestión de documentos de manera efectiva y eficiente.

Por tanto, si estás interesado en mejorar la gestión de tus documentos y optimizar la eficiencia de tu empresa, no dudes en contactarnos. Nuestro equipo de expertos estará encantado de ayudarte a encontrar la mejor solución para tus necesidades. ¡Contáctanos! 

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