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El camino hacia el ahorro de papel en las Instituciones:

Costos e implicaciones

Por REQUORDIT

Descubre cómo reducir costos y mejorar la sostenibilidad en las Instituciones a través del ahorro de papel. Conoce sus implicaciones y soluciones.

El uso del papel en las instituciones ha sido una práctica común durante muchos años. Sin embargo, en la actualidad, el impacto ambiental y los costos asociados al uso excesivo de papel han llevado a la necesidad de considerar alternativas más sostenibles. En este artículo, exploraremos la importancia de reducir el empleo de papel, analizando sus costos e implicaciones. Además, se presentarán estrategias y soluciones para promover el ahorro de papel y mejorar la sostenibilidad en estas organizaciones.

Las Instituciones Públicas tienen procesos que implican el uso de ciertos recursos tecnológicos como pueden ser, de infraestructura, de cómputo, de impresión, etc., es justo este último elemento uno de los principales gastos que tienen las organizaciones y qué gracias al uso de la tecnología podrían eliminar por completo de su presupuesto de egresos. 

La cultura del cuidado del medio ambiente, a través de acciones como el uso reducido del papel, apenas está tomando el auge necesario en México, a pesar de la normatividad vigente que obliga a las dependencias y entidades el uso de estos lineamientos, y mucho depende de cómo las Instituciones comienzan a fomentar dicha práctica a través de un cambio en los procesos administrativos y en la cultura organizacional.

Tabla de contenido

El uso del papel en las Instituciones

En las Instituciones, el papel se utiliza en una amplia variedad de áreas, como la contabilidad, facturación, correspondencia, archivo, entre otras. Tanto en la administración pública como en el sector privado, el uso del papel es una práctica común y cotidiana.

Administración Pública

En la administración pública, el empleo del mismo es esencial en la emisión de documentos oficiales, publicaciones, formularios, y otras actividades. Por ejemplo, los documentos de identificación, los registros de nacimiento y de propiedad, así como los formularios de solicitud de empleo, son algunos de los documentos que se imprimen en papel.

Sector privado

En el sector privado, el papel también es un recurso clave para la realización de sus actividades diarias. La impresión de facturas, reportes, presentaciones, entre otros, son actividades que requieren el uso de papel.

Es importante que las Instituciones consideren estrategias para reducir el uso y generar un ahorro del papel a través de la digitalización de documentos, la implementación de políticas de impresión responsable y la adopción de prácticas de archivo electrónico. Estas acciones no solo pueden reducir los costos asociados al uso, sino que también contribuyen a la sostenibilidad y protección del medio ambiente.

ahorro papel

Digitalizar tus documentos es una forma efectiva de reducir el uso del papel y ahorrar costos a largo plazo

Impacto del uso del papel

De acuerdo con algunas estadísticas, las Instituciones destinan importantes recursos humanos y económicos para el mantenimiento del archivo y eso se debe a las implicaciones que tiene el uso del papel, tales como:

  • Aproximadamente el 85% de la información institucional se encuentra en documentos de papel.
  • Se estima que los archivos de papel se duplican cada 3.5 años.
  • Un documento puede llegar a copiarse 12 veces en promedio.
  • El personal administrativo utiliza el 60% de su tiempo en manejar papeles o en la grabación de datos.

En cuanto a los costos asociados al mantenimiento de la documentación física, los datos son los siguientes:

  • Se destina el 10% de los costos directos
  • Se utiliza el 12% de los costos del espacio
  • Se reserva el 8% de los costos de equipamiento
  • Se ocupa el 70% del presupuesto en mano de obra

Aunque algunas Instituciones comienzan a emplear los documentos electrónicos de forma exponencial, aún en muchos casos deben relacionarse con otros documentos de papel. Para ayudar a ir cambiando la cultura del uso del papel, en México se cuenta con regulaciones que fortalecen el uso racional de los recursos públicos, el impulso a la eficiencia y eficacia en la gestión pública, así como el fomento a la transparencia, rendición de cuentas, acceso a la información y en general, la modernización de los servicios gubernamentales.

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Regulaciones del uso del papel en empresas

Entre las principales regulaciones se encuentran las siguientes:

  • Lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos.
  • Lineamientos relativos a la digitalización de documentos estandarizada de trámites y servicios con apego en la Estrategia Digital Nacional
  • Ley Federal de Archivos
  • Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
  • Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia y Archivo (MAAGTA)
  • Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares
  • Ley General de Contabilidad Gubernamental
  • Entre otros.

Es importante entender que el valor de los documentos reside en la información que contienen y no en la cantidad de papel que ocupan.

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Alternativas del uso del papel

En la era digital en la que vivimos, el uso del papel puede ser innecesario en muchas situaciones, lo que se traduce en un gran desperdicio de recursos. Es por ello que, en lugar de utilizar papel en las Instituciones, es posible optar por alternativas digitales que pueden ser igual de efectivas y más sostenibles. A continuación, se presentan algunas de estas alternativas:

  • Digitalización de documentos: la digitalización de documentos es una excelente alternativa para desarrollar el ahorro del papel en las Instituciones. Este proceso consiste en escanear documentos en papel y convertirlos en archivos digitales. De esta manera, se pueden almacenar, compartir y acceder a los documentos de forma más eficiente, reduciendo al mismo tiempo el costo y el espacio requerido para almacenar los documentos en papel.
  • Firma electrónica: otra alternativa al uso del papel en las Instituciones es la firma electrónica. Esta tecnología permite firmar documentos digitalmente, lo que ahorra tiempo y recursos en comparación con la firma de documentos en papel. La firma electrónica tiene la misma validez legal que la firma en papel y se puede usar en una amplia variedad de documentos, desde contratos hasta formularios.
  • Soluciones de gestión documental: las soluciones de gestión documental son una excelente opción para reducir el uso de papel en las Instituciones. Estas soluciones permiten crear, almacenar, compartir y administrar documentos digitalmente. Además, la mayoría de estas soluciones ofrecen funciones de seguridad avanzadas para garantizar la confidencialidad de los documentos. 

En resumen, existen varias alternativas al uso del papel en las Instituciones, como la digitalización de documentos, la firma electrónica y las soluciones de gestión documental. Estas opciones no solo son más sostenibles, sino que también pueden ser más eficientes y económicas en comparación con el uso tradicional del papel. En Requordit somos expertos en generar estrategias de ahorro de papel para las instituciones públicas y privadas, por ello te invitamos a navegar en nuestra web y descubrir más de nuestros servicios. 

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Las soluciones de gestión documental te ayudan a mantener tus documentos organizados, ahorrar espacio y reducir el impacto ambiental del uso del papel

Preguntas frecuentes

¿Por qué es importante reducir el uso del papel en las Instituciones?

Reducir el uso del papel en las Instituciones es importante por varias razones. En primer lugar, el papel es un recurso no renovable y su uso excesivo puede llevar a la deforestación y la degradación del medio ambiente. Además, el uso del papel conlleva costos significativos en términos de producción, almacenamiento, transporte y eliminación de residuos.

¿Cuáles son los principales costos asociados al uso del papel en las Instituciones?

Los principales costos asociados al uso del papel en las Instituciones incluyen el costo del papel en sí, los costos de impresión y los costos indirectos relacionados con la gestión de documentos en papel, como el almacenamiento y la eliminación de residuos.

¿Qué impacto tiene el uso del papel en el medio ambiente?

El ahorro del papel en las Instituciones tiene un impacto significativo en el medio ambiente, ya que contribuye a la deforestación y a la emisión de gases de efecto invernadero durante la producción, el transporte y la eliminación de residuos.

¿Qué alternativas existen para reducir el uso del papel en las Instituciones?

Las alternativas para incentivar el ahorro del papel en las Instituciones incluyen la digitalización de documentos, la firma electrónica y las soluciones de gestión documental.

¿Cómo pueden las Instituciones implementar soluciones tecnológicas para reducir el uso del papel?

Las Instituciones pueden implementar soluciones tecnológicas para reducir el uso del papel mediante la adopción de herramientas de digitalización de documentos, firmas electrónicas y soluciones de gestión documental.

¿Qué barreras existen para la reducción del uso del papel en las Instituciones?

Las barreras para la reducción del uso del papel en las Instituciones incluyen la resistencia al cambio, la falta de recursos financieros y la falta de conocimiento sobre las alternativas digitales.

¿Cómo pueden las Instituciones establecer políticas de reducción de papel?

Las Instituciones pueden establecer políticas de reducción de papel mediante la creación de equipos de trabajo para el diseño e implementación de soluciones digitales, la formación de los empleados en el uso de tecnologías digitales y la integración de objetivos de reducción de papel en los planes estratégicos de la Institución.

En Requordit pensamos en ayudarte…

El uso del papel en las Instituciones no solo representa un costo económico significativo, sino que también tiene un impacto negativo en el medio ambiente. Es necesario que las Instituciones consideren alternativas para reducir su consumo de papel, como la digitalización de documentos, la firma electrónica y la implementación de soluciones de gestión documental. Además, es importante establecer políticas de reducción de papel y fomentar la conciencia ambiental en todos los niveles de la organización.

¿Deseas saber más acerca de cómo reducir el uso del papel en tu institución? ¡Contáctanos y te ayudaremos! Completa nuestro formulario de contacto y uno de nuestros expertos se pondrá en contacto contigo para brindarte la información que necesitas.

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