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Cómo hacer un
proyecto EXITOSO

de paperless

Por REQUORDIT

Es común escuchar historias sobre las dificultades de los proyectos de paperless; en REQUORDIT, llevamos varios años enfrentando historias de este tipo y abatiendo las dificultades con nuestros clientes.

Nos dimos a la tarea de reunir una pequeña lista de las 10 mejores prácticas que hemos aprendido a lo largo de los años y que aseguran el éxito en proyectos de paperless.

1. Apoyo de la dirección

Esto es fundamental, debido a la disrupción en los procesos y sistemas de las organizaciones actuales, ocasionada por los proyectos de manejo de contenido. Es imprescindible contar con el respaldo de la dirección, pues será muy fácil que los detractores o no convencidos de estas soluciones, traten de boicotear nuestro proyecto. El que la dirección se involucre, abona claridad sobre la importancia del proyecto y deja claro que debe ser necesario para su organización.

2. Estrategia de negocio alineada con la estrategia de manejo de contenido.

Es común emprender un proyecto sin asegurarse de que éste, esté alineado con los objetivos y las estrategias de nuestro negocio. Hacerlo de esta forma, puede poner en riesgo la viabilidad de nuestro proyecto, pues en el momento que compita con otros de mejor alineación, nos rebasarán en prioridad y ganarán el presupuesto. Conocer las prioridades de la empresa y saber cómo el proyecto contribuye al logro de objetivos, logrará mejor acogida con la dirección.

3. Objetivos claros

Definir claramente qué queremos y adonde llegaremos con un proyecto, es de suma importancia para emprender el proyecto; visualizando lo que queremos lograr y cómo lo mediremos será fundamental antes de iniciarlo. Es indispensable no perder de vista que nuestro objetivo, debe ser siempre real, medible y útil.

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4. No corras antes de caminar

El hecho de estar atrasados en manejo digital documental nos hace querer recuperar el tiempo lo antes posible y más cuando la competencia lo está haciendo ya, pero no debemos olvidar, “más vale paso que dure que trote que canse”. El tratar de acelerar los tiempos y prácticas de implementación puede resultar en un total fracaso ya que este tipo de soluciones demanda una secuencia clara y lógica. El equipo de trabajo también debe tener un proceso cultural que no podemos saltar, por lo que hacerlo en la secuencia adecuada será clave para evitar disgustos y frustraciones.

5. Contar con herramientas de software adecuadas

Afortunadamente cada vez hay más y mejores herramientas para implementar las soluciones, pero, contar con el asesoramiento adecuado, nos ayudará a saber cuál debemos usar y en qué momento. Es importante recordar que las herramientas solo serán la materialización de una estrategia y objetivo claramente determinado, no el fin de nuestro proyecto, por lo que un consultor en la materia nos podrá ayudar mucho.

6. Equipo enfocado al seguimiento del proyecto

Un proyecto de paperless nos dará dolores de cabeza si no contamos con el equipo técnico adecuado; este deberá estar formado, tanto por elementos del que entrega como del que recibe el proyecto. Debemos entender que las estrategias y el proceso que usemos nos darán una mejor visión y estas las generará el equipo, que debe ser formado por personas capaces y que entiendan claramente el objetivo a lograr.

7. Información categorizada y estructurada

Guardar información digital no es estructurar nada; estructurar y categorizar demanda un ejercicio de abstracción y visualización del uso de la solución, así como saber que quiero obtener. Saber a dónde queremos llegar y transformarlo a estructuras de información darán el camino correcto a nuestra meta.

8. Implementar la cultura Paperless en todos los niveles

Hablemos de paperless sin miedo al éxito, puede haber resistencia, pero tener conciencia de sus beneficios y hablarlo con naturalidad, lo incorpora en el léxico y cultura de la gente. Recordemos que usar menos papel nos ayudará a ser más eficaces y eficientes en el día a día, trabajar eficientemente nos dará más tiempo de hacer lo más importante y nos permitirá manejar nuestro tiempo de mejor forma. No es por moda, es una necesidad en un mundo donde lo electrónico cobra cada vez más relevancia.

9. Integración con los sistemas LOB

Nuestro sistema de contenido (CMS) deberá estar integrado con otros sistemas de información de nuestra empresa para potencializarlos y complementarlos para cumplir lo requerido. Un CMS deberá intercambiar información para de esta forma, volverse más útil y valioso para todos, ganando así adeptos a este tipo de soluciones.

10. Proceso de mejora continua

Como cualquier solución, esta podrá ser siempre mejorada, pues las tecnologías no dejan de evolucionar, al igual que los procesos y las personas; todos deben trabajar de forma conjunta para seguir mejorando y haciendo eficiente las soluciones implementadas. La clave es no estar cerrados a nuestra evolución natural.

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