es un producto de intercambio de archivos empresarial basado en la nube que permite el intercambio ilimitado de archivos tanto dentro como fuera de su organización. Transferencia segura de archivos a la que se puede acceder fácilmente en su dispositivo móvil, escritorio y compartir mientras se encripta en tránsito y en reposo.

ShareBase utiliza Hyland Cloud, seguro y especialmente diseñado, lo que le permite compartir archivos con confianza, sabiendo exactamente dónde se encuentra su información y que sus datos nunca se mezclarán con los de otras organizaciones.

programa de gestión documental

Muchos procesos requieren que sus empleados compartan y colaboren en documentos con personas fuera de su organización, desde clientes y proveedores hasta electores y auditores. 

Al utilizar el servicio de intercambio de archivos de ShareBase, hará que el intercambio de archivos sea un estándar corporativo, proporcionando a su equipo una experiencia simple para almacenar, buscar y compartir contenido de forma segura. Tendrá el control total sobre el uso compartido, ya que los usuarios pueden establecer permisos para cada recurso compartido de cada documento, aprovechar la protección con contraseña para recursos compartidos externos y configurar los documentos compartidos para que caduquen. 

Además, los usuarios pueden acceder al contenido y compartir desde cualquier lugar utilizando un navegador web. Los usuarios de Windows pueden incluso acceder a su propio contenido sin conexión desde su escritorio y suscribirse a contenido compartido específico para acceder sin conexión. Aprovechando las capacidades de etiquetado y las estructuras de carpetas familiares, los usuarios pueden organizar personalmente el contenido de su propiedad para una fácil recuperación

1. CREAR CUENTAS. 

Los administradores crean y administran cuentas aprobadas para cada implementación, con la capacidad de administrar usuarios desde el producto de su proveedor de identidad (IdP). Esto asegura que su organización retiene la propiedad de cualquier información compartida. 

2. ESTABLECE ROLES. 

Cuando los usuarios abandonan su organización o cambian roles, los administradores pueden revocar o transferir derechos fácilmente, mitigando el riesgo de acceso no autorizado y asegurando la continuidad durante las transiciones de personal. 

3. ELIJA SU CONFIGURACIÓN PARA COMPARTIR. 

Los administradores también pueden restringir el uso compartido controlando los permisos y vencimientos máximos de uso compartido de archivos para todos los usuarios o grupos de usuarios específicos, así como también limitar el uso compartido externo y crear bibliotecas de contenido corporativo sobre las que tienen un control total. 

4. FUNCIONALIDADES DEL USUARIO. 

Los usuarios pueden editar fácilmente archivos directamente dentro de la aplicación nativa del archivo, y cada cambio guardado crea una nueva versión del documento en ShareBase y brinda a todos los usuarios con los permisos adecuados un fácil acceso a todas las versiones del documento junto con cada archivo. Nuestra función de resumen de correo electrónico permite a los usuarios recibir un resumen de las notificaciones más recientes por correo electrónico. Además, ShareBase proporciona una pista de auditoría no editable que conduce a una mejor percepción durante la colaboración, así como a una seguridad corporativa mejorada. 

5. BÚSQUEDA DE ARCHIVOS.

La función de búsqueda permite a los usuarios encontrar documentos en cualquier lugar de ShareBase, independientemente de si el documento se compartió directamente con un usuario, se colocó en una biblioteca corporativa o se almacenó en sus archivos. Los usuarios pueden buscar documentos por texto en un archivo, nombre de archivo, etiquetas, tipo de archivo y creador del documento.

 

Cuando se utiliza ShareBase junto con una solución de OnBase, el uso compartido de documentos se convierte en una parte automatizada de sus procesos comerciales, lo que reduce los cuellos de botella causados por la copia y pegado manual de archivos. 

Al interactuar con OnBase, le permite compartir contenido administrado en OnBase con personas tanto dentro como fuera de su organización. Utilizando reglas de negocio de flujo de trabajo, OnBase agrega automáticamente documentos a ShareBase y notifica a los destinatarios a través de correos electrónicos que contienen enlaces seguros, con opciones para agregar protección con contraseña y fechas de vencimiento. Cuando el proceso comercial requiere documentos nuevos o actualizados, OnBase puede crear una carpeta segura para que los usuarios agreguen el contenido necesario. Una vez en ShareBase, los documentos se importan e indexan automáticamente en OnBase. 

INTERACCIÓN CON ONBASE 

• Interactúa con OnBase sin programación de API 

• Utiliza OnBase Workflow para automatizar el uso compartido y la recopilación de documentos 

• Captura automáticamente nuevos documentos ShareBase en OnBase

 

Ahora que sabe más sobre ShareBase, permítanos ayudarlo a maximizar el potencial de su equipo mejorando sus procesos de administración de documentos.

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Amplía tu solución OnBase con ShareBase, un producto de intercambio de archivos empresarial basado en la nube que permite el intercambio ilimitado de archivos tanto dentro como fuera de tu organización, mientras mantiene la propiedad y el control de todo el proceso a nivel corporativo.

Es un software independiente que identifica y extrae automáticamente metadatos de facturas y otros documentos, y envía los datos y archivos de facturas para su procesamiento. ancora puede ayudarlo a capturar formularios a medida que llegan a su organización, lo que reduce la entrada manual de datos. ancora es una solución fácil de implementar que se puede integrar en aplicaciones de terceros.

Tenemos más de 20 años de experiencia trabajando con esta plataforma única de información empresarial para administrar contenido, procesos y casos. OnBase proporciona gestión de contenido empresarial (ECM), gestión de procesos de negocio (BPM), gestión de registros y captura en una única plataforma.