Cómo la gestión de contenidos o content management facilita

la organización de la información

Por REQUORDIT

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El mundo digital está en constante expansión, y con ello, la cantidad de información que encontramos en línea crece exponencialmente. Ya sea que estemos buscando datos para un proyecto, leyendo noticias o investigando para nuestros estudios, el acceso a información relevante y bien organizada es crucial para nuestra productividad y eficiencia.

En este artículo, exploraremos el mundo de la gestión de contenidos o content management. Descubriremos cómo esta práctica nos permite organizar y estructurar de manera eficiente la información electrónica, facilitando nuestra vida digital y permitiéndonos aprovechar al máximo las herramientas y recursos disponibles.

Si alguna vez te has sentido abrumado por la cantidad de archivos, documentos y datos dispersos en tu computadora o en la nube, o si deseas mejorar la colaboración en tu equipo de trabajo al compartir y acceder a información de manera efectiva, ¡has llegado al lugar adecuado! Continúa leyendo para descubrir cómo la gestión de contenidos puede convertirse en tu mejor aliado para la organización de la información electrónica y potenciar tu productividad en el mundo digital.

¿Sabías qué?
Según un estudio de IDC, para el año 2025 se estima que se crearán 175 zettabytes de datos digitales.

¿Qué es el content management o gestión de contenidos?

La gestión de contenidos, también conocida como content management, se refiere al conjunto de procesos y técnicas utilizados para organizar, administrar y distribuir de manera eficiente los contenidos digitales. En otras palabras, es la práctica de estructurar y gestionar la información electrónica de forma que sea fácilmente accesible, actualizada y relevante para los usuarios.

Para lograrlo, se emplean herramientas como los sistemas de gestión de contenidos (content management systems) y se establecen flujos de trabajo que permiten la creación, modificación y publicación de contenidos de manera efectiva.

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Beneficios de la gestión de contenidos:

Mejora la eficiencia en la organización de la información:

La gestión de contenidos facilita la creación de una biblioteca de contenidos bien organizada. Los content managers pueden clasificar los documentos, archivos y recursos digitales en categorías y etiquetas relevantes, lo que permite una búsqueda rápida y precisa. Esta estructura ordenada agiliza el proceso de encontrar la información necesaria, ahorrando tiempo y minimizando la frustración de los usuarios.

Permite una colaboración efectiva entre los equipos:

Un sistema de gestión de contenidos promueve la colaboración y el trabajo en equipo. Varios miembros de un equipo pueden acceder y editar los contenidos de manera simultánea, evitando la duplicación de esfuerzos y mejorando la coherencia de la información. Además, se pueden establecer permisos y roles de usuario, lo que garantiza que cada miembro del equipo tenga acceso solo a los contenidos relevantes para su función, protegiendo la integridad de los datos.

Facilita la entrega de información relevante y actualizada a los usuarios:

La gestión de contenidos permite mantener actualizados los contenidos digitales. Los administradores de contenido pueden programar actualizaciones regulares, asegurando que los usuarios siempre tengan acceso a información relevante y precisa. Esto es especialmente importante para sitios web, blogs o portales de noticias, donde la actualización constante es fundamental para mantener a los usuarios comprometidos y satisfechos.

Optimiza el tiempo y los recursos invertidos en la creación de contenido:

Un sistema de gestión de contenidos eficiente simplifica y optimiza el proceso de creación de contenido. Las plantillas y flujos de trabajo predefinidos agilizan la creación y publicación de contenidos, eliminando tareas repetitivas y ahorrando tiempo. Además, los administradores de contenido pueden realizar un seguimiento del rendimiento de los contenidos, identificar las áreas que requieren mejoras y realizar ajustes estratégicos, maximizando el retorno de inversión en la creación de contenido.

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Sistemas y herramientas de gestión de contenido

Cuando se trata de gestionar eficientemente los contenidos digitales, existen diferentes sistemas de gestión de contenidos (CMS) que pueden ayudar a las empresas y organizaciones a organizar, editar y publicar sus contenidos de manera efectiva. Veamos algunas opciones:

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CMS (Sistema de gestión de contenidos) basados en la web:

Los CMS basados en la web son plataformas accesibles a través de un navegador web, lo que significa que no es necesario instalar software adicional en el equipo. Estos sistemas son ideales para sitios web y blogs, ya que ofrecen una interfaz intuitiva y funciones de edición en línea.

CMS de código abierto:

Los CMS de código abierto son aquellos cuyo código fuente es accesible y puede ser modificado y mejorado por la comunidad de desarrolladores. Estos sistemas ofrecen flexibilidad y personalización, lo que los hace adecuados para empresas y organizaciones con requisitos específicos. Un ejemplo destacado de CMS de código abierto es WordPress, que es ampliamente utilizado en todo el mundo.

CMS empresariales:

Los CMS empresariales están diseñados para satisfacer las necesidades de grandes empresas y organizaciones. Estos sistemas ofrecen funcionalidades avanzadas, como la gestión de flujos de trabajo, la integración con otros sistemas empresariales y la seguridad mejorada. OnBase, es un ejemplo popular de un CMS empresarial utilizado para la colaboración y gestión de documentos.

Herramientas populares de gestión de contenidos

Además de los sistemas de gestión de contenidos mencionados anteriormente, existen diversas herramientas que facilitan el empleo de un administrador de contenido y edición de contenidos digitales. Algunas de las más populares son:

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OnBase: OnBase es una plataforma de servicios de contenido líder que proporciona sistemas de gestión de documentos, flujo de trabajo y gestión de casos que son capaces de satisfacer todas sus necesidades de documentos y procedimientos comerciales. Como plataforma escalable habilitada para empresas, OnBase se puede utilizar en toda su organización con muchos casos de uso en Recursos Humanos, Gestión de Contratos y Proveedores, reemplazando aplicaciones heredadas y más.

El beneficio de almacenar todos los documentos en OnBase es que la información se puede mostrar fácilmente a los usuarios de manera contextual desde cualquier aplicación en la que estén trabajando, de manera útil para la forma en que la consumen, lo que hace que los usuarios sean eficientes y efectivos en el desempeño de sus tareas.

Al elegir un sistema de gestión de contenidos o una herramienta, es importante considerar las necesidades y objetivos específicos de cada empresa u organización. Cada opción tiene sus ventajas y características únicas, por lo que es importante evaluar cuál se ajusta mejor a los requerimientos y recursos disponibles.

Implementación de un sistema de gestión de contenidos

Al seguir este proceso, las empresas y organizaciones pueden maximizar el potencial de su contenido, mejorar la eficiencia y brindar una experiencia óptima a los usuarios.

Identificación de necesidades y objetivos

El primer paso para implementar un sistema de gestión de contenidos exitoso es identificar las necesidades y objetivos de la empresa u organización. Es importante comprender qué tipo de contenidos se manejarán, quiénes serán los usuarios finales y qué funcionalidades son necesarias. Esto permitirá establecer una base sólida para el proceso de implementación.

Selección del sistema de gestión de contenidos adecuado:

Una vez que se han identificado las necesidades y objetivos, es el momento de seleccionar el sistema de gestión de contenidos más adecuado. Se deben considerar aspectos como la facilidad de uso, la escalabilidad, la seguridad y la capacidad de personalización. Es crucial realizar una investigación exhaustiva, evaluar diferentes opciones y seleccionar aquella que mejor se adapte a los requerimientos de la empresa u organización.

Diseño de la arquitectura de la información:

La arquitectura de la información es clave para una gestión de contenidos efectiva. Se debe diseñar una estructura lógica y coherente que permita organizar los contenidos de manera intuitiva y fácilmente navegables. Esto implica la creación de categorías, etiquetas y taxonomías que faciliten la búsqueda y recuperación de información por parte de los usuarios.

Migración de contenido existente:

Si la empresa u organización ya cuenta con contenidos existentes, es necesario planificar y llevar a cabo el proceso de migración hacia el nuevo sistema de gestión de contenidos. Esto implica trasladar los contenidos de la plataforma anterior al nuevo sistema, asegurando la integridad y la coherencia de la información durante el proceso.

Capacitación y adopción del sistema por parte del equipo:

Una vez que el sistema de gestión de contenidos está en funcionamiento, es esencial capacitar al equipo encargado de administrar los contenidos. Esto implica proporcionarles las habilidades necesarias para utilizar el sistema de manera efectiva y eficiente. Además, se debe fomentar la adopción del sistema, promoviendo su uso y destacando los beneficios que aporta en términos de organización, colaboración y eficiencia.

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Organización y estructura de la información electrónica

Creación de una estructura de carpetas y categorías

Una parte fundamental de la gestión de contenidos es la creación de una estructura de carpetas y categorías que permita organizar de manera efectiva la información electrónica. Mediante la creación de carpetas y subcarpetas, se puede clasificar el contenido en función de su tema, tipo o cualquier otra categoría relevante. Esto facilita la navegación y búsqueda de contenidos, tanto para los administradores como para los usuarios finales.

Uso de metadatos para etiquetar y clasificar el contenido

Los metadatos son información adicional que se puede agregar a los contenidos para describir su contenido, formato, fecha de creación, autor, entre otros detalles relevantes. Estos metadatos permiten etiquetar y clasificar el contenido de manera más precisa, lo que facilita la búsqueda y recuperación de información. Los administradores de contenido pueden utilizar los metadatos para crear filtros y vistas personalizadas, mejorando así la organización y accesibilidad de la información.

Establecimiento de permisos y roles de usuario

Para garantizar la seguridad y la integridad de la información electrónica, es necesario establecer permisos y roles de usuario dentro del sistema de gestión de contenidos. Esto permite controlar quién puede acceder, editar y publicar los contenidos. Los administradores pueden asignar diferentes roles y niveles de acceso según las responsabilidades y necesidades de cada usuario, asegurando que solo las personas autorizadas tengan acceso a la información relevante.

Implementación de un sistema de búsqueda eficiente

Un sistema de búsqueda eficiente es esencial para agilizar la localización de la información electrónica. Al implementar un mecanismo de búsqueda inteligente, los usuarios pueden encontrar rápidamente los contenidos deseados utilizando palabras clave, filtros y otras opciones de búsqueda avanzadas. Esto mejora la experiencia del usuario y optimiza la productividad al evitar la pérdida de tiempo en la búsqueda manual de contenidos.

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Estrategias para la creación y gestión de contenido

Definición de objetivos de contenido:

Antes de iniciar la creación de contenido, es fundamental establecer objetivos claros. Estos pueden incluir aumentar la visibilidad de la marca, educar a los usuarios, generar leads o promover ventas. Al definir los objetivos de contenido, se pueden orientar las acciones y recursos de manera efectiva para lograr los resultados deseados.

Desarrollo de un calendario editorial:

Un calendario editorial es una herramienta imprescindible para la gestión de contenido. Permite planificar y organizar las publicaciones de manera estratégica, asegurando una distribución equilibrada y coherente. El calendario editorial también facilita la identificación de brechas y oportunidades, garantizando una producción continua y consistente de contenido relevante.

Uso de herramientas de colaboración y seguimiento de tareas:

La gestión de contenido implica la colaboración de equipos multidisciplinarios. Para una comunicación y coordinación eficientes, es recomendable utilizar herramientas de colaboración y seguimiento de tareas. Estas herramientas permiten asignar y controlar las responsabilidades, realizar seguimiento del progreso y facilitar la colaboración en tiempo real, asegurando una gestión de contenido eficaz y sin contratiempos.

Monitoreo y análisis del rendimiento del contenido:

El monitoreo y análisis del rendimiento del contenido es esencial para evaluar su efectividad y realizar mejoras continuas. Se pueden utilizar herramientas de análisis web y métricas de rendimiento para medir el tráfico, el tiempo de permanencia, las conversiones y otros indicadores clave. Estos datos brindan información valiosa sobre qué contenido funciona mejor y permite tomar decisiones informadas para optimizar la estrategia de contenido.

Tendencias futuras de la gestión de contenidos

El uso creciente de la inteligencia artificial (IA). La IA se está utilizando cada vez más para automatizar tareas de gestión de contenidos, como la creación de contenido, la traducción y la personalización.
El aumento de la importancia del contenido interactivo. El contenido interactivo, como los vídeos, las imágenes y los juegos, está ganando popularidad, ya que ofrece una experiencia más envolvente para los usuarios.
El auge de la realidad virtual y la realidad aumentada. La realidad virtual y la realidad aumentada están abriendo nuevas posibilidades para la creación y la distribución de contenido.
La creciente importancia de la seguridad y la privacidad. A medida que la información digital se vuelve más valiosa, la seguridad y la privacidad se convierten en prioridades cada vez más importantes para los gestores de contenidos.

A continuación, se presentan algunos ejemplos específicos de cómo estas tendencias están impactando la gestión de contenidos:

La IA se está utilizando para crear contenido generado por máquinas, que puede utilizarse para ahorrar tiempo y recursos a los creadores de contenido humanos.
Los sistemas de gestión de contenidos (CMS) están incorporando cada vez más funciones de contenido interactivo, como la incorporación de vídeos, imágenes y juegos.
Las empresas están utilizando la realidad virtual y la realidad aumentada para crear experiencias de aprendizaje y formación más envolventes.
Los gestores de contenidos están adoptando medidas para proteger la información digital de los ataques cibernéticos, como la implementación de medidas de seguridad y la formación de los empleados en seguridad cibernética.

Estas tendencias están transformando la forma en que se crea, gestiona y consume el contenido. Los gestores de contenidos deben estar al tanto de estas tendencias para poder adaptarse y aprovechar las nuevas oportunidades que ofrecen.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de contenidos

¿Cuáles son los beneficios de emplear un sistema de gestión de contenidos?

Un sistema de gestión de contenidos proporciona una estructura organizativa para almacenar y gestionar eficientemente la información electrónica.
Facilita la colaboración entre los equipos al permitir un acceso centralizado y controlado al contenido.
Permite la entrega de información relevante y actualizada a los usuarios de manera rápida y eficiente.
Optimiza el tiempo y los recursos invertidos en la creación y gestión del contenido.

¿Qué características deben buscar las empresas en un CMS?

Facilidad de uso y una interfaz intuitiva.
Capacidad para personalizar y adaptar el CMS a las necesidades específicas de la empresa.
Funcionalidades de administración de usuarios y permisos para garantizar la seguridad y el control de acceso.
Escalabilidad para manejar crecimiento futuro y volúmenes de contenido.
Integración con otras herramientas y sistemas utilizados por la empresa.

¿Cuál es la diferencia entre un CMS basado en la web y un CMS de código abierto?

Un CMS basado en la web es una plataforma en línea que permite la gestión de contenido a través de un navegador web. No requiere instalación en un servidor local y ofrece accesibilidad desde cualquier lugar. Mientras que un CMS de código abierto es un sistema cuyo código fuente está disponible y puede ser modificado y personalizado. Ofrece flexibilidad y permite adaptar el CMS a las necesidades específicas de la empresa.

¿Cómo puedo estructurar mi contenido para una gestión eficiente?

Crea una estructura de carpetas y categorías lógicas que reflejen la organización temática o por tipo de contenido.

Utiliza metadatos para etiquetar y clasificar el contenido de manera más precisa.
Establece permisos y roles de usuario para controlar el acceso y la edición del contenido.
Implementa un sistema de búsqueda eficiente que permita localizar rápidamente la información deseada.

¿Cuál es el costo de implementar un sistema de gestión de contenidos?

El costo de implementar un sistema de gestión de contenidos puede variar según las necesidades y requisitos específicos de la empresa.
Algunos CMS de código abierto son gratuitos, pero pueden requerir inversiones en personalización y soporte técnico.
Los CMS empresariales o las soluciones personalizadas pueden implicar costos más altos en términos de licencias, desarrollo y mantenimiento.
Es recomendable evaluar los costos iniciales y los costos continuos de implementación y mantenimiento antes de seleccionar una solución de gestión de contenidos.

Con Requordit, colabora de manera efectiva en la creación y edición de contenido, asegurando la coherencia y calidad en cada paso del proceso de gestión de contenidos

Content Management como herramienta efectiva…

La gestión de contenidos o content management es un proceso fundamental para la organización eficiente de la información electrónica. A través de la implementación de sistemas y herramientas de gestión de contenidos, las empresas pueden optimizar sus procesos, mejorar la colaboración entre equipos y proporcionar información relevante y actualizada a sus usuarios.

Es importante que las empresas consideren sus necesidades y objetivos específicos al seleccionar un sistema de gestión de contenidos adecuado, teniendo en cuenta características como la facilidad de uso, la personalización, la seguridad y la integración con otras herramientas.

Con estrategias bien definidas, una estructura organizativa adecuada y el uso de las herramientas y tecnologías adecuadas, la gestión de contenidos se convierte en un aliado invaluable para el éxito empresarial en la era digital.

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