Automatización de captura de información: Consideraciones clave a tomar en cuenta

Por REQUORDIT

Seleccionar la solución de captura de información incorrecta puede resultar en un bajo retorno de la inversión, tiempo perdido y una pérdida de prestigio con la alta dirección.

Piénsalo dos veces si crees que implementar cualquier solución de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) eliminará automáticamente tus problemas de captura de datos.

¿Cómo elegir la solución de OCR adecuada?

A continuación te presentaremos algunos consejos para que elijas la solución de OCR más adecuada para tu organización y de esta manera puedas garantizar una eficaz, segura y precisa captura de información.

Evalúa las necesidades de tu empresa

No todas las soluciones de captura de información son iguales, por lo que comprender qué datos se necesitan capturar en tu organización, quién los necesita, qué tan rápido los necesitan y cómo se utilizarán es fundamental para definir los requisitos para evaluar a los proveedores de soluciones. Determina cuántos de sus datos son semiestructurados o no estructurados, como facturas, cuentas por cobrar y pedidos de ventas.

También es importante hacer una lista de estas necesidades y preguntar a los proveedores de OCR con cuántas características cumple su software. Algunos proveedores de soluciones de OCR en la nube ofrecen un periodo de prueba gratis que le permite a las organizaciones validar que la tecnología cumple con los requisitos de captura de datos que la empresa requiere.

Asegúrate de que sea sencillo de usar

Los colaboradores no cuentan con el tiempo necesario para aprender a usar un sistema demasiado complicado. Es mejor buscar un OCR software que:

Se pueda configurar y reconfigurar rápidamente
Proporcione una interfaz gráfica intuitiva
Incluya herramientas para reducir excepciones
Esté diseñada para el trabajo remoto

Prioriza la flexibilidad

Las empresas atraviesan cambios, surgen nuevas necesidades de captura de información y los volúmenes de datos fluctúan. No adquieras un OCR software que no se pueda adaptar fácilmente a los requisitos cambiantes. Considera lo que se requiere para procesar nuevos tipos de documentos, mayores volúmenes de documentos o para llevar a cabo la captura de información adicional. También es necesario que comprendas las implicaciones de los picos en el volumen de trabajo y evalúa la facilidad de agregar más usuarios. Algunas soluciones de OCR en la nube permiten que las organizaciones configuren todo con rapidez y comiencen a funcionar en unas pocas horas.

Solicita una integración perfecta

La Planificación de Recursos Empresariales (ERP) y otros sistemas de registro son el alma de una empresa. Asegúrate de que la herramienta de OCR que elijas se integre a la perfección con estos sistemas para eliminar la latencia de los datos, evitar la necesidad de volver a escribir la información y mejorar los informes. La solución de OCR que selecciones debería permitirte ampliar el valor de las inversiones que la empresa ha hecho en sistemas anteriores.

Identifica los requisitos de cumplimiento

El incumplimiento de las regulaciones para salvaguardar los datos puede resultar en daños a la reputación, multas, sanciones e incluso la pérdida de negocios. Lo que está en juego es especialmente valioso para las empresas que cotizan en bolsa y aquellas en industrias altamente reguladas, como la atención médica y los servicios financieros. Las organizaciones deben asegurarse de que los proveedores de OCR cuenten con la tecnología y los controles necesarios para proporcionar un entorno compatible.

No te conformes solamente con la seguridad

Proteger los datos de misión crítica de tu empresa debería ser lo más importante para cualquier solución de OCR. Pídele a los posibles proveedores de tecnología que te expliquen de qué manera se protegen los datos.

Sé cuidadoso con los costos ocultos

Es bien sabido que las soluciones de captura de información requieren tarifas de licencia y costosas compras de escáneres. Pero lo que muchas organizaciones no descubren hasta que es demasiado tarde es que las soluciones locales también tienen muchos costos ocultos. Los principales son los contratos de servicios profesionales abiertos necesarios para capacitar el software, así como las tarifas al proveedor para adaptar el sistema cada vez que cambien los requisitos de tu negocio. Estos costos pueden desequilibrar, por ejemplo, un caso de negocios que ya se encontraba establecido con la automatización de la captura de datos. Una estrategia más inteligente es elegir un proveedor con costos transaccionales fijos.

Toma la decisión más acertada de la mano de Requordit

Encontrar una solución que cumpla con estas consideraciones ayudará a tu organización a lograr los mejores resultados a lo largo del tiempo y reducirá la posibilidad de que el proyecto de OCR se tome más tiempo o su costo sea mayor de lo previsto.

En Requordit encontrarás las soluciones que tu empresa requiere para implementar la gestión documental y digitalización de documentos. ¡Contáctanos!