Transforma el proceso de contratación y gestión de cambios capturando las firmas requeridas electrónicamente.
Soluciones para Construcción
Hemos desarrollado soluciones específicas para la industria que permiten a las empresas de construcción maximizar el valor de los documentos capturados, el procesamiento centralizado y los controles documentales. Los departamentos pueden automatizar soluciones distribuidas hacia el campo, manteniendo a la vez visibilidad y control centralizados. La transformación digital para las compañías de construcción está cambiando la forma en que hacemos negocios.
EXPERIENCIA EN CONSTRUCCIÓN
REQUORDIT ofrece una amplia variedad de soluciones, servicios y tecnologías, tanto locales (on-premise) como en la nube, con énfasis en la automatización del proceso de cuentas por pagar (AP), la captura OCR, la gestión documental, la automatización de procesos de negocio y la gestión de registros, aprovechando nuestro profundo conocimiento del sector de la construcción. REQUORDIT se enfoca en la industria de la construcción y en los desafíos únicos que surgen al automatizar procesos de negocio mediante la tecnología.
SOLUCIONES
Nuestro proceso único incluye el desarrollo rápido de aplicaciones y la consolidación de aplicaciones de nicho para ayudar a maximizar los recursos. No solo podemos adaptar soluciones para cubrir un amplio conjunto de requisitos, también ofrecemos servicios de consultoría para maximizar, automatizar y optimizar su inversión tecnológica y obtener resultados sobresalientes. REQUORDIT está especialmente calificado para satisfacer las necesidades de su empresa.
FLUJO DE TRABAJO AUTOMATIZADO
Asegura la integridad de los datos aplicando reglas de validación automatizadas que se comunican con otros sistemas y se enrutan automáticamente según la condición.
PROCESAMIENTO AUTOMATIZADO DE FACTURAS
Automatiza el procesamiento de sus facturas con OCR basado en la nube o local y flujos de trabajo altamente avanzados que se integran en su ERP.
PROCESAMIENTO DE APROBACIONES
Permite el envío de formularios electrónicos y documentos desde cualquier lugar para su aprobación y procesamiento.
CAPTURA DESDE CUALQUIER LUGAR
Captura facturas, tickets, información de proyectos, reportes diarios, tickets de entrega, reportes de accidentes, nómina y tiempo de equipo, desde cualquier lugar.
FIRMA ELECTRONICA
Acceso MÓVIL
Acceso móvil para aprobaciones y acceso a toda la documentación según su nivel de seguridad.
DESARROLLO
RÁPIDO DE APLICACIONES
Crea soluciones escalables fácilmente que puedan reemplazar hojas de cálculo y bases de datos accede en días, no en meses, potenciando las operaciones de tu negocio de manera rápida.
DEPARTAMENTOS
CUENTAS POR PAGAR
Las herramientas de Gestión de Contenido Empresarial (ECM) de REQUORDIT ofrecen a los contratistas generales, de carreteras y contratistas especializados una forma de lograr una automatización de cuentas por pagar (AP) de primer nivel.
Otros softwares de procesamiento de facturas permiten el enrutamiento electrónico de documentos y tienen cierto grado de integración con sistemas de contabilidad y ERP de construcción, pero solo REQUORDIT ECM para construcción ofrecemos lo siguiente:
Informes: genere reportes que reflejen el dinero pendiente, recibido y que aún no está en nuestro sistema.
Reducción de ingreso y archivo de facturas en papel, escaneo a Viewpoint.
Proceso de cuentas por pagar optimizado.
Visibilidad de la ubicación de las facturas.
Gestión de flujo de efectivo.
¡Procesa tus facturas mucho más rápido de lo que normalmente tomaría su organización!
Captura los metadatos de las facturas entrantes con captura avanzada.
Codifica las facturas con el formulario de codificación electrónica.
Completa y verifiqua automáticamente los datos con integraciones a otros sistemas como ERP.
Relaciona automáticamente todos los documentos de soporte con la factura.
Aprueba las facturas en el flujo de trabajo.
CUENTAS POR COBRAR
Transforma tu proceso de cuentas por cobrar (AR) automatizando cada paso con integración completa a tu ERP o sistema.
REQUORDIT ofrece soluciones de AR que te ayudan a resolver problemas rápida y eficientemente, para que puedas recibir pagos más rápido. Podemos reunir documentos de cualquiera de tus sistemas en un solo lugar, de manera que tus agentes de servicio al cliente y vendedores tengan un historial completo de cualquier transacción o cuenta. Estos documentos incluyen facturas y acuses de recibo de tu ERP, cartas de cobro o correos electrónicos de clientes. También podemos rastrear cualquier acción que tus agentes realicen sobre una cuenta, lo que te permite obtener una visión general de las actividades en un solo lugar. Nuestras soluciones ponen la información al alcance de tu mano, permitiéndote comunicarte de manera eficiente e inteligente con tus clientes.
El software de gestión documental no solo actúa como un lugar central para todos los documentos y comunicaciones de cuentas por cobrar, sino que también puede rastrear tus actividades de cobranza y ayudarte a priorizar tus acciones de servicio al cliente, enfocándote primero en los montos más altos.
Gestión de archivos segura y cumpliendo con normativas
Punto único de almacenamiento para los archivos de los empleados.
Proceso de reclutamiento y selección más rápido.
Automatiza la retención y eliminación de documentos.
Integración con tu sistema de Recursos Humanos.
RECURSOS HUMANOS
Transforma tu departamento de Recursos Humanos automatizando procesos clave como reclutamiento, incorporación de empleados, gestión de archivos y más. Gestión de archivos fácil, segura y automatizada, desde currículums de postulantes, formularios fiscales y contratos de empleados.
Archiva documentos de comprobante de entrega (tickets)
Identifica transacciones sin comprobante de entrega.
Captura y archiva las facturas de los clientes.
Distribuye las facturas a los clientes con o sin documentos de comprobante de entrega.
Archiva formularios de exención de impuestos y asócialos a las facturas por proyecto de cliente.
Archiva y distribuye documentos de gravamen (derecho de retención).
Archiva y gestiona las solicitudes de crédito de los clientes.
Archiva reportes diarios de producción y uso de inventario.
Puede soportar más de un sistema de punto de venta/tickets para toda la empresa.
Puede soportar más de un sistema de facturación para toda la empresa.
Escenario de contratación en construcción
Uno de tus gerentes de proyecto necesita urgentemente personal en un sitio remoto. Contrata a seis personas y necesita completar la documentación antes de que puedan comenzar a trabajar. Las solicitudes de empleo generan la necesidad de obtener diez documentos adicionales y no obtendrá aprobación para contratarlos a menos que todo se capture en 48 horas. ¿Podrá el gerente de proyecto completar todo a tiempo?
El gerente de proyecto hace que los candidatos llenen e-forms de REQUORDIT en una tablet, incluyendo formularios fiscales, seguros, beneficios y provisiones para camiones, teléfonos, laptops, accesos de TI, etc. Los e-forms aceptan firmas digitales para formatos que se pueden fusionar con imágenes de identificaciones y enviarse automáticamente a Recursos Humanos para su aprobación. Los documentos también se pueden escanear en una copiadora o en lotes con REQUORDIT CaptureStation.
Luego, REQUORDIT Workflow Automation envía estos documentos a Recursos Humanos para su revisión y aprobación. El sistema también marca automáticamente cualquier documento faltante y notifica al gerente de proyecto en su smartphone o tablet para que lo envíe a Recursos Humanos a tiempo. Finalmente, todos los documentos se almacenan en REQUORDIT Document Management con control de versiones, auditorías y programación de retención de documentos.
CREACIÓN Y GESTIÓN DE CONTRATOS
Toma el control de tus procesos legales, órdenes de cambio y automatiza la gestión de tus contratos.
Brindando información sobre el estado de los contratos y la carga de trabajo del personal, lo que permite identificar oportunidades de mejora en los procesos.
Reduciendo el riesgo de expiraciones no atendidas mediante la gestión proactiva de los hitos contractuales.
Minimizando retrasos con acceso remoto y móvil a los contratos y tareas de aprobación.
Maximizando las inversiones existentes al vincular los contratos con otros sistemas de registro.
Asegurando que se sigan las políticas, procedimientos y normativas de cumplimiento.
Captura y almacena de manera segura contratos y los datos y documentos de soporte.
Envía automáticamente los contratos para revisión, aprobación y ejecución, incluyendo firmas digitales.
Crea contratos dinámicos bajo demanda usando una biblioteca de cláusulas incorporada.
Recibe notificaciones automáticas de expiraciones y renovaciones automáticas.
Proporciona al personal legal una vista completa de 360 grados de la información, tareas, actividades y correspondencia relacionada con los contratos.
Apoya el cumplimiento con un registro completo de auditoría de todas las interacciones.
CONSOLIDACIÓN DE APLICACIONES (WORKVIEW)
El software ECM de REQUORDIT para construcción envía automáticamente los documentos a procesar al empleado correspondiente. Cuando terminan su trabajo, el documento se envía automáticamente al siguiente para su procesamiento, revisión y aprobación. Si no completan su trabajo a tiempo, su supervisor recibe una alerta sobre el problema.
Los cierres de proyecto con un solo clic y las mejoras en la eficiencia de los empleados suelen ser notables, especialmente para los empleados de nivel inicial, que pueden dedicar más tiempo a tareas adecuadas a su experiencia y menos a tareas de bajo valor como buscar y recuperar documentos.
Al implementar ECM de REQUORDIT para construcción, agilizarás todos los flujos de trabajo, especialmente los relacionados con el procesamiento de facturas, órdenes de compra y contratos, solicitudes de nuevos empleados, formularios de reclutamiento y selección o de onboarding y órdenes de cambio, reportes diarios y planos. Esto facilita que tus empleados encuentren los documentos que necesitan y realicen el trabajo correctamente desde la primera vez.
Integrado con la solución nativa de gestión documental.
Configuración mediante apuntar y hacer clic.
Seguridad granular integrada con el sistema de gestión documental OnBase.
Filtros de búsqueda y portlets de vista para vistas y recuperación de datos personalizadas.
Despliegue rápido de aplicaciones para empresas colaborativas.
Configurado para reflejar los procesos actuales de negocio, por lo que se requiere poca o ninguna capacitación para el usuario final.
Interfaces independientes y definidas por el usuario para distintos grupos de negocio.
Gestión relacional de correspondencia utilizada para relacionar eventos similares entre sí.
Integración del enrutamiento y procesamiento de documentos con el módulo Workflow de OnBase.
GESTIÓN DE REGISTROS
Una estrategia deficiente de gestión de registros expone a las organizaciones a multas por incumplimiento y a posibles litigios. Con nuestra solución integral de Gestión de Registros, incluyendo REQUORDIT ERMS, las organizaciones se aseguran de conservar los registros comerciales durante el tiempo que los necesiten y no más.
Las soluciones de gestión de registros permiten a las organizaciones cumplir con los requisitos legales de retención de sus documentos y registros corporativos.
AUTOMATIZA LOS REQUISITOS DE RETENCIÓN DE REGISTROS, PARA QUE LOS USUARIOS PUEDAN ENFOCARSE EN SU TRABAJO PRINCIPAL. Un generalista de Recursos Humanos no tiene que recordar cuánto tiempo conservar un contrato después de que un empleado deja la organización. Puede concentrarse en encontrar y retener talento.
LA ALTA DIRECCIÓN SE BENEFICIA PORQUE LA ORGANIZACIÓN SE MANTIENE CUMPLIDORA. Los registros se organizan de manera segura, son accesibles cuando se necesitan y luego se destruyen según corresponda, lo que permite a la empresa apoyar sus iniciativas de cumplimiento.
Ciclo de vida de archivos seguro y cumpliendo con normativas.
Repositorio centralizado de contenido.
Retención y eliminación de registros automatizada.
Aplicable a una amplia variedad de departamentos e industrias.
Integración personalizada con el sistema que elijas.
Es la solución ECM configurable líder en el mundo, basada en un sistema de apuntar y hacer clic. OnBase automatiza tus procesos, gestiona tu contenido empresarial importante en un solo lugar seguro y trabaja con tus otras aplicaciones para entregarte la información siempre y donde la necesites.
Esto proporciona a los empleados una vista completa de la información y visibilidad sobre el estado de los procesos, documentos y contenido, al mismo tiempo que cumple con los requisitos de retención. Con miles de empresas en más de 70 países, OnBase es la plataforma de confianza para gestionar de manera segura el contenido del mundo.