Automatización de procesos documentales para mejorar la productividad
Seguramente has escuchado hablar sobre la importancia de la automatización de procesos documentales, pero ¿sabes a qué se refiere y cómo puede ayudar a tu empresa?
La automatización de los procesos documentales de una empresa involucra el realizar tareas de decisión simple y repetibles dentro de un proceso, a través de tecnología; en este caso en particular nos referimos a tareas que involucran el manejo de información, es decir, documentos (contenidos) y datos, los cuales son relevantes para el ámbito administrativo y operacional de la compañía.
El impacto para una organización se verá reflejado sobre todo en el tiempo, pues al automatizar tareas que podrían tomar horas a una o varias personas, éstas pueden ser desarrolladas en minutos o segundos, de una manera más ágil y efectiva a través del uso de computadoras. De esta forma se evita el tiempo que conllevan actividades como los traslados, verificaciones y validaciones, ayudando a que el recurso humano se centre más en el análisis de resultados y su mejora, que en el proceso mismo.
Ejemplos de automatización de procesos documentales
En general, los procesos administrativos a automatizar deben ser aquellos que involucren actividades con instrucciones que puedan ser ejecutadas por un programa, con ayuda de reglas de decisión o acción. Algunos ejemplos de procesos que podrían ser automatizados:
- Validación y comparación de datos
- Captura de información basados en datos estructurados provenientes de documentos cuyo proceso de extracción es factible
- Bases de datos alojadas en otros sistemas
- Reglas de decisión basadas en el valor contenido en el campo
- Búsqueda y recuperación de información basada en datos clave (llaves) que estén asociados a contenidos
- Recuperación de archivos digitales escaneados (digitalizados) con índices o datos que estén asociados al archivo, como nombres, claves, identificadores, etc.
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Beneficios para los empleados de la automatización de procesos documentales
Los procesos automatizados permiten a los empleados simular situaciones masivas que sería imposible realizar de manera manual; les permiten enfocarse en tareas de análisis que dependen más del criterio que de un sistema. También les permiten asegurar que el proceso será completado en tiempo y forma.
¿Cómo puede beneficiar la automatización de procesos la productividad de los empleados vía remota?, incluso antes de la pandemia algunas empresas ya disfrutaban de la ventaja de la automatización, en la que los procesos no distinguen el lugar u origen de la información. Actualmente, debido al aislamiento ocasionado por el Coronavirus, se vuelve más crítico que el personal pueda operar desde cualquier lugar, con un acceso universal a internet. Es indispensable que las empresas pongan la tecnología al servicio de procesos que garanticen plena operatividad y continuidad, sin aumentar los costos o afectar la calidad y efectividad de los servicios de la compañía.
Impacto de la automatización de procesos en la productividad
Es recomendable que la empresa haga un análisis de las áreas de oportunidad que tiene para la automatización de procesos empresariales. Desde la maquinaria hasta los programas de gestión o sistemas de cobro que utiliza. La inclusión de herramientas tecnológicas puede ser la clave para aumentar la productividad de la empresa. Se debe tener cuidado en que la tecnología que se elija se adapte a las necesidades reales de la empresa para obtener su máximo beneficio.
El tiempo juega un papel clave para lograr terminar con todos los objetivos de la empresa. La administración del tiempo incluye priorizar y organizar las tareas. Cuando hay una buena optimización y automatización de los procesos, el tiempo es uno de los principales beneficiados y será uno de los recursos más valiosos para elevar la productividad.
¿Qué se necesita para automatizar los procesos documentales de una empresa?
Es fundamental contar con el compromiso de la dirección para emprender este tipo de iniciativas, pues repercutirán de manera importante en todos los negocios de la compañía. Además, se deberá validar cuáles procesos son automatizables, basado en la tecnología actual, y ser conscientes de los cambios que la automatización de procesos traerá, incluso en el personal.
Por otro lado, es importante contar con personal comprometido con esta transformación, no sólo en el área tecnológica, sino en áreas funcionales. Por supuesto, el apoyo del área encargada de sistemas será fundamental para evaluar y apoyar los cambios.
Por último, la organización deberá contar con el soporte y participación de un socio-proveedor que pueda ofrecer la capacidad técnica y humana para iniciar el proceso.