Automatización de procesos documentales para mejorar la productividad

La automatización de los procesos documentales de una empresa involucra el realizar tareas de decisión simple y repetibles dentro de un proceso, a través de tecnología; en este caso en particular nos referimos a tareas que involucran el manejo de información, es decir, documentos (contenidos) y datos, los cuales son relevantes para el ámbito administrativo y operacional de la compañía. 

El impacto para una organización se verá reflejado sobre todo en el tiempo, pues al automatizar tareas que podrían tomar horas a una o varias personas, éstas pueden ser desarrolladas en minutos o segundos, de una manera más ágil y efectiva a través del uso de computadoras. De esta forma se evita el tiempo que conllevan actividades como los traslados, verificaciones y validaciones, ayudando a que el recurso humano se centre más en el análisis de resultados y su mejora, que en el proceso mismo. 

Ejemplos de automatización de procesos documentales 

En general, los procesos administrativos a automatizar deben ser aquellos que involucren actividades con instrucciones que puedan ser ejecutadas por un programa, con ayuda de reglas de decisión o acción. Algunos ejemplos de procesos que podrían ser automatizados: 

• Validación y comparación de datos 
• Captura de información basados en datos estructurados provenientes de documentos cuyo proceso de extracción es factible 
• Bases de datos alojadas en otros sistemas  
• Reglas de decisión basadas en el valor contenido en el campo 

• Búsqueda y recuperación de información basada en datos clave (llaves) que estén asociados a contenidos 
• Recuperación de archivos digitales escaneados (digitalizados) con índices o datos que estén asociados al archivo, como nombres, claves, identificadores, etc.