Información Digitalizada: Qué Es y Cómo Transforma tu Empresa

Por REQUORDIT

Buscar documentos, gestionar archivos físicos y depender de procesos manuales ya no es una opción eficiente en un mundo donde la rapidez y la precisión son clave. La información digitalizada permite acceder a datos esenciales en segundos, optimizando el trabajo diario y eliminando el caos de los archivos en papel.

Digitalizar no solo agiliza la operación de una empresa, también mejora la seguridad y la toma de decisiones. Herramientas como OnBase pueden ayudarte a transformar la gestión de tu negocio.

¿Qué es la información digitalizada y por qué es clave para las empresas?

La información digitalizada consiste en transformar datos físicos, como documentos, planos, formularios o registros históricos en formatos electrónicos que puedan almacenarse, gestionarse y consultarse mediante sistemas digitales. Este proceso va más allá de escanear un archivo; implica organizar la información de manera inteligente para integrarla en flujos de trabajo automatizados y accesibles.

En el contexto actual, donde las empresas mexicanas deben cumplir con regulaciones estrictas y responder a una demanda creciente de agilidad, la digitalización se convierte en una herramienta indispensable. Adoptar tecnologías de gestión documental permite reducir hasta un 30% los costos operativos al eliminar tareas manuales repetitivas.

Tipos de información que se puede digitalizar

Documentos administrativos: Contratos, pólizas, actas.
Registros financieros: Facturas, nóminas, estados de cuenta.
Archivos históricos: Expedientes médicos, legales o de clientes.
Material visual: Planos, fotografías, diseños.

Digitalizar estos elementos no solo ahorra espacio físico, sino que permite análisis avanzados, integraciones con otras plataformas y decisiones más rápidas y fundamentadas.

Beneficios de digitalizar la información en una empresa

Adoptar la digitalización de la información trae ventajas que impactan directamente la operación y los resultados de una empresa. Para un profesional enfocado en optimizar procesos internos, estos beneficios son tangibles y medibles.

1. Mayor eficiencia operativa

Con la información digitalizada, actividades como buscar un documento o procesar una aprobación pueden pasar de tomar horas a minutos. Por ejemplo, una empresa de logística podría reducir el tiempo de gestión de órdenes de compra en un 40% al implementar un sistema digital, permitiendo que su equipo se enfoque en tareas de mayor valor.

2. Ahorro significativo

Eliminar el almacenamiento físico, las impresiones y los envíos ayuda a reducir costos operativos de manera considerable. Una compañía de manufactura podría ahorrar hasta un 25% en gastos administrativos al digitalizar sus reportes de producción, eliminando la necesidad de archiveros, papel y personal dedicado a tareas manuales. Este ahorro puede redirigirse a otras áreas clave.

3. Seguridad y cumplimiento normativo

En México, donde las leyes fiscales y laborales exigen precisión y trazabilidad, la digitalización protege los datos con cifrado y respaldos automáticos, facilitando auditorías y reduciendo riesgos de pérdida o daño. Esto sería clave para evitar sanciones y fortalecer confianza con socios y clientes.

4. Flexibilidad y colaboración

Con equipos distribuidos entre oficinas o trabajando de forma remota, la información digitalizada permite acceso en tiempo real desde cualquier dispositivo. Empresas con presencia en distintas ciudades podrían beneficiarse de una colaboración más fluida gracias a esta tecnología.

Aspecto	Antes (Papel)	Después (Digitalizado)
Tiempo de búsqueda	10-30 minutos	Segundos
Costo de almacenamiento	Elevado	Mínimo (nube o servidores)
Riesgo de pérdida	Alto	Bajo (respaldos automáticos)
Acceso	Local	Global

OnBase vs. otras soluciones

No todas las herramientas de digitalización son iguales, y elegir la adecuada puede marcar la diferencia en el éxito de tu transformación digital. OnBase, una plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM) desarrollada por Hyland, se distingue como una opción líder gracias a su enfoque integral y su capacidad para ir más allá del simple almacenamiento.

¿Qué hace especial a OnBase?

Automatización avanzada: No se limita a digitalizar documentos; optimiza procesos completos como la aprobación de facturas o la gestión de contratos.
Integración: Se conecta con sistemas empresariales comunes en México, como SAP, Oracle o software contable local.
Escalabilidad: Funciona tanto para Pymes en crecimiento como para grandes corporativos con miles de usuarios.

En comparación con soluciones básicas de almacenamiento en la nube o herramientas de escaneo simples, OnBase ofrece una gestión inteligente que transforma datos en decisiones. Su capacidad para automatizar y analizar lo convierte en la mejor opción para empresas que buscan más que solo digitalizar archivos.

Característica	OnBase	Soluciones Básicas
Conversión de documentos	Sí	Sí
Automatización	Sí	No
Integración con ERP	Sí	No
Análisis de datos	Sí	No

Requordit: La mejor opción para gestionar tu información

Implementar una solución como OnBase requiere un aliado con experiencia y un enfoque adaptado al mercado mexicano. Requordit se posiciona como ese socio estratégico, con más de dos décadas ayudando a empresas a optimizar sus procesos mediante la digitalización.

¿Por qué confiar en Requordit?

Conocimiento local: Comprendemos los retos específicos, desde el cumplimiento fiscal hasta las necesidades de industrias como banca, gobierno o retail.
Expertos en OnBase: Como distribuidores certificados de Hyland, garantizamos una implementación fluida y soporte continuo, desde la planeación hasta la operación diaria.
Personalización: Diseñamos soluciones que se ajustan a tus objetivos, ya sea digitalizar archivos históricos o automatizar flujos de trabajo.

Requordit te ofrece una solución integral adaptada a las necesidades de cada empresa. Su conocimiento del mercado, experiencia en diversas industrias y enfoque centrado en el cliente aseguran que aproveches al máximo tu inversión en digitalización

Da el paso hacia la transformación con información digitalizada

Digitalizar la información es una estrategia que permite a las empresas ahorrar tiempo, reducir costos y facilitar la colaboración, transformando la forma en que operan y toman decisiones. Al automatizar procesos y eliminar tareas manuales, las organizaciones pueden enfocarse en actividades de mayor valor, optimizando su productividad y eficiencia.

Además, la digitalización mejora la seguridad de los datos, reduce riesgos operativos y garantiza el cumplimiento normativo, aspectos clave en un entorno cada vez más exigente y regulado. Al implementar una gestión documental inteligente, las empresas pueden integrar procesos, optimizar la experiencia de empleados y clientes, y fortalecer su competitividad en el mercado.

En Requordit, estamos listos para ayudarte a digitalizar lo que necesites, desde facturas y expedientes hasta flujos completos de trabajo, asegurando que tu información se convierta en una ventaja estratégica. Contáctanos hoy y descubre cómo la digitalización de la información puede ser el cambio que tu empresa necesita para crecer y prosperar.