Redefine la gestión documental y administración de archivos
Por REQUORDIT
La gestión documental y administración de archivos es una tarea operativa que ha evolucionado, pues en la actualidad funge un papel clave para construir un camino sólido hacia la toma de decisiones y la implementación de la inteligencia artificial. Si dentro de tu empresa eres la persona encargada de proponer soluciones innovadoras, te tenemos una buena noticia: gestionar los documentos puede transformar por completo los flujos de trabajo.
¿Sabes de qué manera? Brindándote acceso instantáneo, eliminando riesgos de pérdida de datos y mucho más. A lo largo de este blog abordaremos temas como: qué es la gestión documental, su proceso e importancia, a fin de que comprendas a mayor profundidad cómo es que accionar este plan beneficiará todos los procesos en los que se involucren datos y archivos.
Tabla de contenido
¿Qué es la gestión documental?
Es un proceso que consiste en ordenar, almacenar y administrar los documentos de una empresa—tanto físicos como digitales—. Dicho procedimiento implica desde el almacenamiento de un archivo e indexación, hasta su seguimiento correspondiente para recuperarlo en caso de que sea eliminado.
La gestión documental y administración de archivos se llevan a cabo de la mano de tecnologías diseñadas para dichas tareas y siguiendo lineamientos específicos con el objetivo de asegurar un resultado fructífero.
Los principales beneficios que ofrece esta solución son:
- Decremento de costos operativos
- Automatización de procesos
- Optimización en el manejo de la información
- Seguridad de los documentos
- Control de documentos
- Cumplimento de las normas
Diferencias entre la gestión documental y administración de archivos
Los conceptos de gestión documental y administración de archivos pueden parecer similares, ya que ambos tienen que ver con el hecho de gestionar información y llevar un control de documentos para su posterior consulta. Sin embargo, la gestión de documentos involucra tareas más complejas que la gestión de archivos.
Para adentrarnos en el tema primero explicaremos qué es un administrador de archivos. Este programa se centra exclusivamente en clasificar y organizar los archivos existentes en una empresa, ya sean físicos o digitales.
La diferencia radica en que la gestión de documentos se mantiene al tanto de lo que sucede con los archivos desde que ingresan al sistema hasta que es necesario eliminarlos. Por su parte, la gestión de archivos solamente se centra en organizar la información.
A pesar de que se enfocan en distintos objetivos, cuando se ponen en práctica de manera conjunta, se obtienen beneficios que se reflejan en la eficiencia de los procesos empresariales y el camino hacia la transformación digital.
Beneficio | Gestión de documental | Administración de archivos |
Eficiencia operativa | Crea un ahorro de tiempo al permitir realizar búsquedas rápidas de los documentos. | Elimina el desorden, lo que facilita la búsqueda de los recursos. |
Reducción de costos | Ahorro de presupuesto al reducir la necesidad de gastar en papelería, tinta y consumibles de impresión. | Reduce los costos de mantenimiento de un archivo físico. |
Acceso a la información | Los usuarios autorizados pueden acceder a los documentos rápidamente desde cualquier ubicación. | Permite a los usuarios encontrar con facilidad los archivos almacenados. |
Cumplimiento de las normas | Facilita el cumplimiento de las normas referentes a la protección de datos. | Permite a las empresas gubernamentales cumplir con la ley general de archivos. |
Seguridad y protección | Brinda un control de auditoría y encriptación para proteger información sensible. | Proporciona alternativas para proteger archivos con contraseñas. |
Escalabilidad | Se adapta a las crecientes necesidades de la empresa relacionadas al almacenamiento y rastreo de los documentos. | Brinda constante expansión de almacenamiento. |
Medidas contra la pérdida de documentos | Cuenta con un respaldo de información automático en caso de suceder una pérdida accidental. | Los usuarios se encargan de crear un respaldo de los archivos. |
Toma de decisiones | Un acceso rápido y enfocado a la información relevante facilita la toma de decisiones. | Los archivos correctamente etiquetados y archivados permiten tomar decisiones acertadas. |
Etapas de la gestión documental
La información de una empresa, sus archivos y documentos son recursos que deben ser organizados y preservados bajo exhaustivas condiciones, por esta razón es importante seguir al pie de la letra las etapas de la gestión documental.
Incorporación
Esta es la primera etapa y consiste en ingresar documentos en el sistema, estos pueden ser digitales o físicos. A fin de realizar un mejor control de los documentos, es recomendable capturar dicha información de manera digital y con ayuda de dispositivos inteligentes.
Registro
El objetivo del registro es crear evidencia de que los documentos fueron incorporados al sistema, brindando la posibilidad de visualizar quién, cuándo lo añadió y de qué se trata el documento, para así facilitar futuras búsquedas.
Clasificación
Una vez que los documentos se encuentran en el sistema, llega el momento de clasificarlos de manera jerárquica, es decir crear carpetas y dentro de ellas adjuntar los archivos. Cada empresa decidirá los criterios para organizar sus recursos, por ejemplo algunos pueden ordenarlos por tipo de documento o tema.
Almacenamiento
Uno de los principios de la gestión de documentos es garantizar que los archivos se almacenen en un espacio seguro y el almacenamiento es una de las etapas de la gestión documental que cumple dicho requisito. Es en este momento cuando se gestionan las condiciones de almacenamiento y se añaden medidas de ciberseguridad para evitar daños.
Acceso
Se centra en administrar quiénes son los usuarios autorizados para visualizar, modificar o eliminar los documentos almacenados. De esta manera se evitan percances relacionados a pérdidas o mal uso de los archivos.
Trazabilidad
Con el pasar del tiempo, los usuarios interactúan con el documento y surge la necesidad de llevar a cabo un seguimiento del mismo para garantizar su seguridad e identificar en qué etapa de su ciclo de vida se encuentra.
Disposición
Para mantener depurado el sistema de gestión de documentos es esencial identificar si continúa siendo de utilidad, ya que de lo contrario lo recomendable es eliminarlo. En esta etapa de la gestión documental también se recomienda reubicar de carpetas los archivos que así lo requieran.
Te puede interesar: Optimizando la eficiencia de las empresas e instituciones con el expediente digital
Importancia de la gestión documental y administración de archivos
Si actualmente estás buscando alternativas para obtener el mejor provecho del control de documentos en tu empresa, seguramente te interesará continuar informándote sobre este tema.
Dentro de cualquier organización es primordial mantener en orden y a salvo toda la información relacionada a las operaciones internas y los clientes, es por ello que la gestión documental y administración de archivos resultan recursos indispensables.
Los principales beneficios se relacionan a la prevención de pérdida de información, control de acceso y trazabilidad del ciclo de vida de los documentos; sin embargo, también tienen la capacidad de fungir como aliados en los primeros pasos para limpiar datos antes de la IA.
¿De qué manera? Manteniendo la información ordenada y depurada, para posteriormente implementar la inteligencia artificial y así obtener resultados eficientes en sus operaciones cotidianas. De acuerdo con una encuesta realizada, 86% de los ejecutivos TI de la empresa Presidio declaró que las principales dificultades para obtener información valiosa e interactuar con información en tiempo real, están relacionadas con la falta de una correcta gestión de datos.
Te puede interesar: Transformación Digital con IA en REQUORDIT
Implementa la gestión documental y administración de archivos en tu empresa
No cabe duda de que una correcta gestión documental y administración de archivos es la columna vertebral de una empresa con excelentes resultados, sobre todo si se desea añadir herramientas de inteligencia artificial. Para lograrlo, primero deberás contar con los mejores software de gestión documental, servicios y tecnologías basadas en la nube. ¿Sabes en dónde encontrarlos? ¡En Requordit!
Contáctanos para guiarte en el camino hacia la gestión documental e inteligencia artificial.
