La gestión documental tiene importantes beneficios como la reducción de costos, disminución del porcentaje de errores en el manejo documentos, aumento en la velocidad de la creación de contenidos, mejora de los flujos de trabajo y protección de la seguridad de la información.
Las empresas día a día generan una gran cantidad de contenido como documentos en papel, documentos digitales, e-mails, fotografías, facturas electrónicas, videos, formularios, expedientes, gestión de contratos, etcétera; y el administrar eficientemente de estos contenidos hace que el sistema de gestión de documentos se vuelva una tarea compleja.