Soluciones digitales: normatividad del sector financiero y de seguros
En la era actual, la tecnología digital ha transformado radicalmente la forma en que operan los sectores financieros y de seguros. Con la creciente adopción
5 tipos de documentos, que, si no se digitalizan, generan
una brecha digital en las organizaciones
Por REQUORDIT
El abismo digital en las empresas se refiere a la brecha que se crea cuando una empresa no adopta adecuadamente las tecnologías digitales necesarias para competir…
Las organizaciones más pequeñas pueden arreglárselas con procesos en papel por un tiempo, pero a medida que crecen los volúmenes y tipos de documentos comerciales, también lo hacen sus esfuerzos acompañados dentro de la organización . Las ineficiencias en estos procesos pueden aumentar en poco tiempo si no se abordan adecuadamente y generar un desorden de documentos que requieren horas de papeleo, seguimiento con llamadas telefónicas para llegar a la verdad de una investigación y compartir copias físicas que pueden perderse.
Con más de 20 años de experiencia asociándonos con empresas para eliminar los procesos basados en papel, en Requordit hemos identificado cinco tipos de documentos que, debido a sus ineficiencias naturales, pueden ayudar a empujar a su empresa al abismo digital.
Tabla de contenido
¿Qué es la brecha digital?
La brecha digital en las empresas se refiere al rezago que se crea cuando una empresa no adopta adecuadamente las tecnologías digitales necesarias para competir y operar eficientemente en el mercado moderno. Este concepto abarca varios aspectos:
- Ineficiencia Operativa: Empresas que siguen utilizando procesos manuales y sistemas en papel pueden experimentar retrasos significativos en la ejecución de tareas y toma de decisiones. La falta de automatización y digitalización puede llevar a una pérdida de productividad.
- Riesgos de Seguridad: La falta de digitalización puede hacer que los datos y documentos empresariales sean más vulnerables a robos, pérdidas o daños físicos. Los sistemas digitales suelen ofrecer mejores opciones de seguridad y copias de respaldo.
- Pérdida de Competitividad: Las empresas que no adoptan tecnologías digitales pueden quedarse atrás frente a sus competidores que sí lo hacen. Esto incluye el uso de sistemas de gestión documental, análisis de datos y tecnologías emergentes como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático.
- Mala Experiencia del Cliente: La incapacidad de gestionar y acceder rápidamente a la información puede resultar en una atención al cliente deficiente. Los clientes esperan respuestas rápidas y soluciones eficientes, que son más fáciles de proporcionar con sistemas digitalizados.
- Costo Elevado: Mantener sistemas obsoletos y procesos en papel puede ser más costoso a largo plazo debido a los gastos asociados con el almacenamiento físico, la gestión manual y la corrección de errores que podrían evitarse con sistemas digitales.
- Desorganización: La falta de estructura y accesibilidad en los documentos físicos o no digitalizados puede llevar a una desorganización general, dificultando la recuperación de información y causando confusión interna.
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5 Tipos de documentos que pueden automatizarse y digitalizarse
1. Facturas
Casi todas las empresas con las que nos asociamos tienen algún tipo de departamento de Cuentas por Pagar que quiere procesar las facturas más rápido. En un entorno basado en papel con verificación y validación manual de los datos de las facturas (proveedor, orden de compra, coincidencia de líneas, etc.), a menudo la única forma de aumentar la eficiencia es contratar más personas para realizar más trabajo manual a medida que aumenta el volumen; sin embargo, se dedica mucho tiempo el cual puede mediante la transición a un proceso digital. Utilizando herramientas potentes como CloudOCR, podemos ordenar, indexar y verificar automáticamente los datos de las facturas a nivel de encabezado y línea de pedido, reemplazando la indexación manual del proceso en papel, permitiendo que los datos precisos de las facturas y el archivo de imagen pasen a un potente motor de flujo de trabajo.
Una vez en OnBase, las facturas se pueden comparar automáticamente con un sistema de terceros o ERP para verificar elementos como proveedores, datos de órdenes de compra, posibles transacciones duplicadas y más. OnBase también puede ayudar en el enrutamiento automatizado de aprobaciones y la notificación de aprobaciones en espera al aprobador correcto según los datos de la factura.
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2. Declaraciones
Algunas empresas dedican una gran cantidad de tiempo a conciliar los documentos constitutivos con las declaraciones. Independientemente de los detalles, que podrían ser cotejar los boletos de entrega por número de boleto con un estado de cuenta mensual o cotejar las transacciones de tarjeta de crédito con una factura, este proceso requiere que las organizaciones en papel tengan a alguien que busque físicamente los documentos para cotejarlos con el estado de cuenta antes de lo probable, al igual que engraparlos y archivarlos físicamente. En un entorno digital no importa cuándo se capturan e indexan los documentos y nadie necesita perder tiempo buscando documentos relacionados. Usando una herramienta como OnBase podemos permitir que los documentos fluyan cada vez que se reciban y cotejen automáticamente según los datos. Al aprovechar CloudOCR, podemos incluso automatizar la indexación de los valores de las líneas de pedido en la declaración y el valor relacionado de los documentos constituyentes.
3. Formularios
Una multitud de organizaciones todavía utilizaban formularios en papel para fines comerciales y gubernamentales, a pesar de que los formularios electrónicos equivalentes son 100% personalizables y cumplen con los estándares gubernamentales. Si deseamos mantener ciertos formularios en formato papel, aún podemos automatizar la digitalización e indexación de estos formularios usando el módulo de captura avanzada de OnBase o reemplazarlos completamente usando Unity Forms, que permiten un diseño rápido de formularios con solo apuntar y hacer clic con poderosas capacidades para extraer datos de múltiples sistemas, como datos de empleados que se mantienen en otra base de datos. Para formularios gubernamentales que requieren la integridad del diseño, podemos usar Image Forms de OnBase, que permiten versiones digitales que se ven e imprimen como las versiones en papel estándar.
4. Contratos
La revisión de contratos en una configuración manual en papel puede llevar mucho tiempo y ser opaca. ¿Quién hizo qué cambios? ¿Cuál es el estado de este contrato? ¿Qué contratos vencen en los próximos 30 días? Todas estas preguntas pueden requerir que los revisores de contratos manuales realicen varias llamadas telefónicas y revisen largos hilos de correo electrónico y, aun así, es posible que no encuentren todas las respuestas.
OnBase proporciona una multitud de capacidades para aliviar las cargas de este proceso, incluida una búsqueda de texto completo para encontrar lenguaje de contrato riesgoso, capacidades de intercambio digital para colaboración interna y externa, integración con tecnologías de firma digital (como DocuSign, TrueSign y Adobe Sign) y una vista filtrable de todos los contratos que se puede configurar para resaltar contratos en ciertos estados y notificación automática a las personas asociadas a medida que el contrato avanza en su ciclo de vida. Se mantiene un registro de auditoría histórico completo de todo durante la solicitud y durante la ejecución del contrato.
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5. Archivos de empleados
Por lo general, un Archivo de Empleado se compone de una colección de diferentes tipos de documentos necesarios para el empleo de un individuo. Entre estos documentos se encuentran elementos como su solicitud de empleo y currículum vitae inicial, formularios de incidentes y otros documentos internos de recursos humanos, formularios gubernamentales como un I-9 o W-2, y muchos más. En un entorno basado en papel, estos documentos pueden iniciarse a través de correo electrónico y luego imprimirse y archivarse junto con formatos físicos, pero OnBase permitiría que todo se almacene en su formato nativo y se archive automáticamente en el archivo del individuo correcto.
Al aprovechar la integración de Outlook de OnBase, los documentos recibidos de los solicitantes y empleados se pueden capturar y almacenar automáticamente con metadatos de correo electrónico para proporcionar valores de índice para búsquedas posteriores. Cualquier formulario electrónico completado por el empleado fluiría a las carpetas en su formato nativo, evitando cualquier necesidad de imprimir o convertir estos documentos a otro formato para su almacenamiento. OnBase también puede automatizar las políticas de retención en cada documento y cada archivo para que pueda mantener el cumplimiento y no tener que preocuparse por auditorías inminentes.
Preguntas frecuentes
¿Por qué es importante digitalizar los documentos empresariales?
Digitalizar los documentos empresariales es crucial porque mejora la eficiencia operativa, reduce los costos y minimiza los riesgos de pérdida de información. La digitalización facilita el acceso y la búsqueda rápida de documentos, lo que ahorra tiempo y mejora la productividad. Además, protege los documentos contra daños físicos y garantiza su seguridad mediante copias de respaldo y controles de acceso. La digitalización también favorece la sostenibilidad al reducir el uso de papel y permite una mejor gestión y cumplimiento de normativas.
¿Cuáles son los principales riesgos de mantener documentos en papel?
Mantener documentos en papel presenta varios riesgos, entre ellos:
- Pérdida o deterioro: Los documentos en papel son vulnerables a daños por incendio, agua, deterioro con el tiempo y extravío.
- Accesibilidad limitada: La búsqueda y recuperación de documentos en papel es más lenta y complicada, lo que puede retrasar los procesos empresariales.
- Costos elevados: El almacenamiento físico de documentos requiere espacio y recursos, y su gestión puede ser costosa en términos de tiempo y dinero.
- Riesgo de seguridad: Los documentos en papel son más susceptibles a accesos no autorizados y robos, y es más difícil implementar medidas de seguridad efectivas.
Requordit y OnBase: Tu Aliado en la Gestión Documental
Requordit es un proveedor líder en soluciones de gestión documental que ofrece una amplia gama de servicios para ayudar a las empresas a superar estos desafíos. Especialmente relevante es su asociación con OnBase, un sistema de gestión de contenido empresarial robusto y versátil. OnBase facilita la digitalización, almacenamiento seguro, acceso eficiente y gestión integral de documentos, permitiendo a las empresas mejorar su productividad y seguridad documental.
No permitas que los problemas de gestión documental empujen a tu empresa al abismo digital. Contacta a Requordit hoy mismo para descubrir cómo sus soluciones integradas con OnBase pueden transformar la manera en que gestionas tus documentos, mejorando la eficiencia, seguridad y accesibilidad de tu información. Visita Requordit para más información y comienza tu viaje hacia una gestión documental más efectiva y moderna.
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