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¿Qué es el sistema OnBase

y cómo elegir la interfaz adecuada?

Por REQUORDIT

Si es un usuario de OnBase desde hace mucho tiempo o recién se está familiarizando, le sorprenderá la cantidad de opciones que hay en lo que respecta a la experiencia del usuario

Ahora, más que nunca, OnBase tiene una gran cantidad de herramientas y funcionalidades para seleccionar el punto de acceso óptimo a sus documentos, flujos de trabajo, aplicaciones, paneles y todas las demás formas en que utiliza la plataforma a través de una multitud de interfaces. ¡Mire a continuación para obtener más detalles sobre cómo elegir la mejor opción para su equipo! 

Tabla de contenido

¿Qué es OnBase?

OnBase es una plataforma de gestión de contenido empresarial desarrollada por Hyland Software. Proporciona una variedad de servicios de gestión de documentos y procesos, incluyendo la captura, almacenamiento, organización, búsqueda y distribución de contenido digital. OnBase se utiliza en una amplia gama de sectores y departamentos para mejorar la eficiencia operativa, automatizar flujos de trabajo y facilitar el acceso seguro a la información empresarial crítica.

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Beneficios de emplear OnBase en tus operaciones

  • Centralización de la información: OnBase permite almacenar todos los documentos y datos importantes de una organización en un único repositorio centralizado, lo que facilita el acceso y la gestión de la información.
  • Automatización de procesos: La plataforma ofrece herramientas para automatizar flujos de trabajo y procesos empresariales, lo que aumenta la eficiencia operativa y reduce los errores humanos.
  • Mejora de la productividad: Al agilizar los procesos y facilitar el acceso a la información relevante, OnBase ayuda a los empleados a ser más productivos en sus tareas diarias.
  • Seguridad de la información: OnBase cuenta con robustas medidas de seguridad para proteger los datos sensibles de la organización, incluyendo controles de acceso, cifrado de datos y auditorías de seguridad.
  • Cumplimiento normativo: La plataforma ayuda a las organizaciones a cumplir con regulaciones y estándares de cumplimiento normativo, como HIPAA, GDPR, SOX, entre otros, mediante el almacenamiento seguro y la gestión adecuada de la información.
  • Acceso móvil: OnBase proporciona la flexibilidad de acceder a la información desde dispositivos móviles, lo que permite a los empleados trabajar de manera remota o mientras están en movimiento.
  • Integración con sistemas existentes: OnBase se integra fácilmente con otros sistemas empresariales, como ERPs, CRMs y aplicaciones de productividad, lo que permite una experiencia de usuario más fluida y coherente.
  • Análisis de datos: La plataforma ofrece herramientas de análisis y generación de informes que permiten a las organizaciones obtener insights valiosos a partir de sus datos almacenados en OnBase, lo que facilita la toma de decisiones informadas.
  • Reducción de costos: Al eliminar el papel y optimizar los procesos empresariales, OnBase puede ayudar a reducir los costos asociados con el almacenamiento físico de documentos, el tiempo de búsqueda de información y los errores humanos.
  • Escalabilidad: OnBase es altamente escalable y puede crecer junto con las necesidades de una organización, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones, sin comprometer el rendimiento ni la funcionalidad.

Estos son solo algunos de los muchos beneficios que ofrece OnBase a las organizaciones que buscan mejorar su gestión de contenido y procesos empresariales.

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¿Cómo elegir la interfaz adecuada?

1. Cliente de unidad

Si bien no es nuevo, Unity Client es sin duda la interfaz más sólida y completa en funciones del conjunto de herramientas de OnBase. Esta es una aplicación de escritorio moderna diseñada para los usuarios avanzados de su organización que requieren el conjunto de herramientas más amplio y el conjunto más profundo de capacidades administrativas, como diseñar formularios Unity, crear paneles de informes, administración de registros, monitoreo de integración de DocuSign y mucho más. 

Unity Client no solo tiene la apariencia de las aplicaciones modernas de Microsoft Office, sino que también hay muchas maneras de adaptarlo a su departamento o incluso a usuarios individuales a través de mosaicos de páginas personales que brindan acceso rápido a documentos, colas, filtros y más usados ​​comúnmente.

2. Cliente web

Otro recurso de larga data, el Cliente Web es fácil de implementar (simple como proporcionar un enlace, no se necesita software para los usuarios) y casi tan rico en funciones como Unity, esa brecha se hace más pequeña con cada ciclo de desarrollo. Puede probar usted mismo el cliente web para todas las necesidades de acceso a OnBase y así no necesitará preocuparse por las actualizaciones ni nada por el estilo. Si se actualizó OnBase, simplemente podrá acceder a la nueva versión la próxima vez que inicie sesión. 

Aunque es menos personalizable que App Builder y Web UI Framework, el cliente web puede considerarse la experiencia más completa basada en navegador para sus usuarios avanzados y cumple con todos los permisos de su grupo de usuarios y filtrado de seguridad. 

3. OnBase Móvil

¡El nuevo OnBase Mobile abandona el antiguo modelo de ‘Mobile Broker’ con su engorroso modelo de autenticación de usuario y ahora utiliza sus licencias estándar de OnBase! No solo eso, sino que con las actualizaciones más recientes de OnBase Mobile han alcanzado la paridad de funciones con la solución móvil heredada. 

OnBase Mobile es perfecto para los niveles C, gerentes y trabajadores remotos de su organización, ya que permite aprobaciones, interacción con documentos y completar formularios, no solo formularios de Unity, sino también formularios de imagen y formularios electrónicos. 

4. Creador de aplicaciones

Como novedad en OnBase App Builder lleva su experiencia web al siguiente nivel con interfaces web basadas en personas que están seleccionadas para sus grupos de usuarios según su función. En lugar de enviar a todos un enlace a un cliente web, imagine enviar a Recursos Humanos, AP y Legal su propio enlace y llevarlos a una página creada para ellos teniendo en cuenta sus necesidades y responsabilidades. 

App Builder permite exactamente eso y todo con la mentalidad de apuntar y hacer clic, hacer clic y arrastrar por la que OnBase es conocido. ¡Acelere la adopción de los usuarios y optimice su conjunto de funciones para que sus usuarios puedan aprovechar al máximo OnBase en una interfaz personalizada que usted puede crear! 

5. Marco de la interfaz de usuario web

Hay dos palabras a tener en cuenta cuando se trata del marco de la interfaz de usuario web: ACCESO EXTERNO. Sí, este es el reemplazo moderno del cliente de acceso externo heredado de OnBase con un modelo de licencia híbrido que permite a los usuarios fuera de su organización acceder a un portal de autoservicio para ver sus facturas, contratos y más

Consultas de documentos, flujos de trabajo y formularios de superficie filtrados de forma segura para que los usuarios solo vean su información sin necesidad de “sincronización de datos”. Su personal interno también puede utilizar esta interfaz con su licencia OnBase existente. Para acceso externo y el conjunto de herramientas más sólido para personalización, Web UI Framework es una nueva y poderosa incorporación a la cartera de clientes de OnBase. 

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Para aprovechar al máximo los beneficios de OnBase, considera trabajar con un socio experimentado como Requordit. Como líder en soluciones de gestión de contenido empresarial, Requordit ofrece servicios de consultoría, implementación y soporte para garantizar que tu adopción de OnBase sea exitosa. 

Con su experiencia y conocimiento especializado, Requordit puede ayudarte a personalizar OnBase según las necesidades específicas de tu organización y maximizar su impacto en la eficiencia operativa. ¡Ponte en contacto con Requordit hoy mismo para comenzar tu viaje hacia una gestión de contenido más inteligente y efectiva!

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