Las grandes empresas y las dependencias gubernamentales están obligadas, más que nunca, a ser parte de la transformación digital en gestión documental.
¿Por qué? Un estudio de la consultoría de servicios tecnológicos Accenture indicó que el uso de herramientas digitales en las organizaciones será un factor clave para que el PIB crezca hasta en 1.39 billones de dólares en las primeras 10 economías del mundo.
Si tu empresa u oficina de gobierno tiene una gestión documental manual y en papel tienes problemas como:
– Una desordenada acumulación de documentos impresos
– Baja productividad de tu plantilla laboral
– Pérdida de información
– Duplicidad de tareas, por no tener visibilidad acerca de las partes del proceso en la que se encuentran tus datos críticos
Es por eso que las organizaciones requieren de software para el Manejo de Contenido Empresarial (ECM) que les permitan digitalizar y automatizar sus procesos para tener un manejo rápido y sin errores de documentos, propiedad intelectual y demás contenido que es clave para las operaciones requeridas
De lograrlo, la atención al cliente, proveedores y contribuyentes mejorará, por lo que tus utilidades y credibilidad tendrán un impacto positivo.
¿Cómo elegir la mejor solución tecnológica de gestión documental?
Primero, debes considerar la facilidad de uso del software. Necesitas una plataforma que sea amigable para que los encargados de manipular los documentos, a través de su ciclo de vida, puedan realizar sus labores de forma sencilla.
Después, es necesario saber acerca de la flexibilidad y escalabilidad para que funcione con las circunstancias que presente tu empresa u oficina.
La seguridad es otro elemento clave. La documentación debe contar con protección y sólo estar disponible para usuarios previamente definidos. Este tema es delicado, porque facturas, comprobantes y recibos significan dinero, por lo que cualquier pérdida representará una merma en la actividad empresarial.
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Finalmente, la integración con tu software ERP es vital, ya que permite la indexación, el envío y la visibilidad de los documentos en una sola pantalla, lo que acelera los procesos y automatiza los flujos de trabajo.
¿Cuál es el mejor software para la gestión documental?
Para conseguir los aspectos antes mencionados en tu gestión documental automatizada es necesario contar con una solución capaz de crear bibliotecas digitales, como OnBase, que posea las siguientes cuatro verticales que permitirán visibilidad y seguridad de tus documentos, en el formato que sea, en el momento que lo necesites, además de permitir automatizar los procesos del contenido con una sola interfaz:
- Experiencia de usuario: los involucrados en el proceso obtendrán procesos automatizados, por lo que no batallarán al momento de buscar un documento o archivo necesario para las operaciones. Esto mantendrá a la plantilla laboral motivada, pues verán mayor facilidad para realizar sus labores y perderán menos tiempo en ejecutarla.
- Experiencia de integración: OnBase puede trabajar con aplicaciones PeopleSoft®, SAP®, Microsoft Office®, Outlook®, ESRI®, Datatel® e Infor Lawson® en una misma pantalla y con los mismos datos.
- Experiencia móvil y offline: Una de las máximas ventajas de esta solución es la de poder observar los procesos en cualquier dispositivo móvil en cualquier parte del mundo. Además, se puede tener OnBase en la nube con la seguridad de que no sufrirás pérdida de información.
- Experiencia de usuario externo: Tus clientes o contribuyentes verán reflejada la eficiencia del proceso de gestión documental, pues recibirán respuestas rápidas y sin errores acerca de sus requerimientos.
Sin embargo, el software, por sí mismo, pese a su utilidad, debe contar con un proveedor que reconozca las necesidades y el organigrama de tu industria para que puedas sacarle el máximo provecho a OnBase.
Requordit, el mejor proveedor de OnBase
Requordit, firma de tecnología experta en implementar la automatización de procesos, forma con OnBase el equipo ideal para ayudar a las empresas y dependencias gubernamentales a eficientar su gestión documental.
Con nuestra experiencia de más de 20 años en el mercado nos ha hecho contar con un equipo de trabajo experimentado, bilingüe y consciente de que cada caso es distinto.
Por lo cual, implementamos las soluciones, capacitamos al personal y damos soporte técnico, cuando los clientes lo requieran.
Contamos con oficinas en Estados Unidos, Latinoamérica, Europa y Asia en donde hemos garanzatizado soluciones exitosas a compañias de la talla de Pepsico o WinSupply y dependencias gubernamentales como el Departamento de Policía de Las Vegas y City of Boise.
Nos enfocamos en los departamentos de Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y Recursos Humanos, ya que manejan documentos como facturas, nóminas y recibos.
Además, nos especializamos en las siguientes industrias:
-Construcción
-Gobierno
-Educación
-Hospitales
-Seguros
-Manufactura
-Banca y finanzas
El CEO de Requordit, Mark Buckley, manifestó que nuestra empresa conoce las exigencias de los clientes.
“Nosotros sabemos del negocio, no sólo del uso del software. Creamos soluciones integrales para que quienes confían en nosotros puedan tener mayor productividad, gracias a la gestión documental que ofrecemos”, señaló Buckley.
La sociedad entre OnBase y las estrategias de gestión documental de Requordit forman un equipo que ayudará a tu organización a alcanzar la transformación digital.
En caso de que estés interesado en obtener las herramientas para alcanzar la automatización en la gestión documental, te invitamos a hacer click en el siguiente enlace y un experto de Requordit lo guiará hacia la transformación digital.