En los últimos diez años, las empresas han utilizado integraciones específicamente creadas con OnBase para la Suite de Microsoft Office y Outlook. Estas integraciones de Microsoft facilitan la interoperabilidad de OnBase, permitiendo a los usuarios de herramientas populares de Microsoft disfrutar de las ventajas que ofrece OnBase.
En realidad, estas integraciones brindan a los usuarios de productos populares de Microsoft la oportunidad de aprovechar las ventajas de OnBase en un entorno conocido, al mismo tiempo que facilitan a los usuarios de OnBase el acceso a las funciones integradas de la Suite de Microsoft.
A continuación, examinaremos las cuatro principales integraciones que incluyen tanto las versiones de escritorio como las basadas en la web.
Tabla de contenido
1. Conexión con Office de Escritorio
La conexión con Office de Escritorio utiliza la tecnología Microsoft® Add-In para incorporar las funciones de OnBase directamente en Microsoft Word, Excel y PowerPoint. Esto facilita a los usuarios la posibilidad de almacenar, acceder y administrar documentos de OnBase sin tener que abandonar las aplicaciones de Microsoft Office que ya utilizan y usan.
Gracias a esta integración, los usuarios tienen la capacidad de guardar y compartir documentos de forma efectiva en una base de datos. Un archivo elaborado en Microsoft Office puede ser transferido a OnBase mediante esta integración. Después, se puede acceder a este y modificarse desde cualquier software de Microsoft Office o desde un cliente de OnBase. Asimismo, los documentos se pueden administrar a través de los procesos de trabajo de OnBase.
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Si los usuarios tienen permiso para utilizar los Servicios EDM, tienen la posibilidad de integrar y gestionar documentos. Al hacer cambios, el archivo se puede almacenar como una nueva versión, ya sea con o sin anotaciones. Esto asegura que las versiones previas se mantengan para facilitar el seguimiento del historial del archivo. Asimismo, aquellos con licencia de Workflow pueden acceder a la plataforma completa de Unity Workflow, lo que les permite llevar a cabo tareas adicionales directamente sobre el documento activo.
2. Visualizador web para Office 365
El Visualizador Web de OnBase se conecta con Microsoft Office Online Server o Office para la web. Proporciona a los usuarios acceso directo a documentos de OpenDocument y de Microsoft Office desde OnBase, permitiendo visualizar archivos de Word, Excel y PowerPoint dentro de la interfaz del cliente de OnBase.
Además de OnBase Office Viewer, dependiendo de si utiliza Microsoft Office Online Server u Office para la web, se pueden usar dos configuraciones adicionales: el punto final WOPI y el Hyland Broker para Microsoft Office.
El punto final WOPI es una capa de comunicación entre Microsoft Office Online Server y Office para web, configurado por separado, y OnBase Application Server.
Hyland Broker para Office se utiliza para habilitar la comunicación entre OnBase Office Viewer y Office para la web.
3. Integración con Outlook Desktop
La integración para Microsoft Outlook permite a un usuario de Microsoft® Outlook® almacenar mensajes de correo electrónico y sus archivos adjuntos. También permite a los usuarios recuperar y ver documentos en OnBase, así como participar en el Workflow.
Los mails y sus archivos adjuntos pueden ser importados arrastrando el mail a un folder pre-configurado de OnBase Outlook. El folder puede ser configurado para enlistar mails y sus archivos adjuntos de manera automática, o permitir al usuario listar manualmente los correo y sus archivos adjuntos.
OnBase puede añadir automáticamente información del listado a partir de los metadatos del mail, como: Para, De, Asunto, Fecha de recepción e ID de mensaje.
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Además, los usuarios de OnBase pueden acceder instantáneamente a los mails archivados y a sus archivos adjuntos, que también pueden integrarse en las configuraciones de Workflow. Los correos pueden ser archivados en su formato original, incluyendo Microsoft MSG nativo, HTML, Plain Text, o Rich Text. Además, los archivos adjuntos se pueden conservar en sus formatos nativos dentro de OnBase.
Empresas de diversos sectores, como fabricación, seguros, servicios financieros, sanidad y distribución, pueden aprovechar las ventajas de OnBase junto con su interfaz de correo electrónico habitual, reduciendo así los costes de formación.
Pueden archivar rápida y cómodamente correos electrónicos y sus archivos adjuntos. Esto no sólo asegura la disponibilidad inmediata de los documentos de mails a otros usuarios de OnBase, sino que también permite la incorporación sin problemas en las actividades de Workflow para acciones rápidas y el seguimiento. La interfaz de Workflow de OnBase permite una transición fluida y continua del procesamiento de correos electrónicos al flujo de trabajo.
4. Complemento Outlook 365 Web (Nuevo en 23.1)
La última integración para la suite de Microsoft es el complemento de Outlook 365, que facilita la interacción de Outlook para la web con OnBase por primera vez. Con este complemento, los usuarios pueden importar correos electrónicos y archivos adjuntos como un único archivo EML. Además, pueden enlistar palabras clave de OnBase, con características adicionales planeadas para su lanzamiento en cada ciclo de desarrollo, mejorando así la funcionalidad para los usuarios web.
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