Empresas tras Coronavirus, urgente automatizar procesos de cuentas por pagar
El mayor reto (antes) y tras la pandemia del Covid-19 es la falta de automatización, pues los trámites se realizan de manera manual, es decir, implica que un equipo de colaboradores intente revisar y ubicar la información en documentos de papel y digitales, y correos electrónicos.
Hoy más que nunca, el control del flujo de efectivo se vuelve una tarea fundamental para garantizar la supervivencia de una empresa. En este sentido, asegurar el correcto funcionamiento de los procesos de cuentas por pagar se convierte en una prioridad de la organización. Recordemos que el objetivo del departamento de cuentas por pagar es gestionar el proceso de facturas de los proveedores y entregar la información financiera en tiempo y forma para apoyar la toma de decisiones y acciones de la organización.
Los procesos de cuentas por pagar automatizados cobran relevancia para asegurar que los controles se realicen y den un marco de certeza en los pagos que se aplican. Se pueden sacrificar márgenes de utilidad e, incluso, inversiones de mediano o largo plazo, pero lo que no puede estar en juego es obtener el flujo adecuado para que las empresas cumplan con los compromisos de corto plazo, como los gastos directos de producto (gastos de venta) y el sueldo a las personas que trabajan en ellas.
Si previo al confinamiento causado por el Coronavirus las empresas hubieran optado por procesos descentralizados, en los que no importa quién o desde donde se realicen, y sistemas basados en reglas, los cuales toman decisiones de trámite, cancelación o procesamiento de las facturas, la repercusión para las organizaciones sería mínima.
La tarea de las empresas es y será garantizar que los procesos de cuentas por pagar no se detengan, haciendo que lo que antes era eficiente sea más y asegurando que las actividades y tareas sucedan, sin importar que se acuda o no a las oficinas de las empresas.
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"Los procesos de cuentas por pagar automatizados cobran relevancia para asegurar que los controles se realicen y den un marco de certeza en los pagos que se aplican."
Por qué y cómo automatizar el proceso de cuentas por pagar en empresas
Hacer una revisión de toda esta información del departamento de cuentas por pagar consume mucho tiempo y genera altos costos de operación para la empresa. El equipo encargado suele enfrentar desafíos como:
- Pérdida de facturas
- Dificultad para acceder a la información completa de una transacción particular
- Retraso a pagos a proveedores
- Pérdida de descuentos por pronto pago
- Duplicidad de pagos
- Penalidades
Actualmente la automatización trae beneficios específicos para la organización:
- Mejor monitoreo del estado de las facturas y brinda más transparencia al proceso
- Visibilidad del estado de las facturas mejorando la relación con los proveedores
- Minimización de los tiempos de pago
- Se evita la pérdida de facturas
- Elimina los errores en el proceso de pago
- Disminuye el uso de personal dedicado a realizar estas tareas
- Elimina los costos por errores o correcciones
- Evita que los empleados hagan retrabajo
- Disminuye las llamadas de aclaración de pagos
Soluciones
- Validación de proceso (Invoice entry)
- Vendor Management
- Control y proceso de compras
- Biblioteca digital de expedientes de pago
Servicios
- Captura en la nube (Cloud OCR)
- BPO para proceso de validación y procesamiento de facturas
Tecnología
- EFSS (Sharebase)
- ECM (OnBase) OnPremise o en la Nube
- Ancora (AP Intelligent Capture