Caso de éxito: Importante laboratorio de análisis clínicos
OBJETIVO
Mejorar el proceso de cobranza y la gestión de documentos que intervienen en el cobro de servicios a aseguradoras que trabajan con el laboratorio, lo cual es fundamental para optimizar la eficiencia y reducir pérdidas de tiempo y dinero operativas.
El problema que resuelve
El principal problema que se identifica es el retraso en el proceso de cobranza debido a la documentación incompleta o extraviada (ordenes de servicio e identificaciones), lo que puede resultar en cuentas incobrables en facturas a aseguradoras. Esto no solo afecta el flujo de caja de la empresa, sino que también puede generar complicaciones en la relación con los clientes, ya que los reclamos y aclaraciones pueden tardar semanas o incluso meses en resolverse.
PROPUESTA
Implementación de una solución basada en la instalación de escáneres por sucursal, el sistema Sharebase para colecta de documentos a través de la digitalización y código QR, y el sistema OnBase como un sistema de gestión de información digital es una solución muy efectiva. Al digitalizar y centralizar la documentación que se genera en las distintas sucursales del laboratorio, se mejora el control interno, reducir el tiempo de identificación y corrección de incidencias, y asegurar que cada factura emitida cumpla con los requisitos necesarios para su cobro.
Además, la automatización del proceso permite que el área de Mesa de Control tenga acceso a la información en tiempo real, lo que facilita la aprobación o rechazo de las órdenes de servicio antes de recibir la documentación física. Esto no solo agiliza el proceso, sino que también proporciona una trazabilidad que es esencial para la gestión documental.
BENEFICIOS
Generación del soporte de cobro de las facturas requeridas en tiempo real
Reducción del tiempo en el ciclo de cobranza
Expediente de cobro por cada factura emitida a aseguradoras como soporte
Bóveda digital de información perfectamente catalogada y clasificada
Evita uso de papel de valija por traslados de documentación evitando costos y tiempo