Automatización del departamento de Cuentas por Pagar

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El objetivo del departamento de Cuentas por Pagar es gestionar el proceso de facturas de los proveedores y entregar la información financiera en tiempo y forma para apoyar la toma de decisiones y acciones de la organización.Pero las operaciones diarias de dicho departamento enfrentan retos para lograr su objetivo. El principal problema es la falta de automatización, los procesos se realizan de manera manual, es decir, que un equipo de colaboradores tiene que revisar una por una la información referente al tema, la cual puede incluir desde documentos en papel, correos electrónicos y documentos digitales.

Hacer una revisión de toda esta información consume mucho tiempo y genera altos costos de operación para la empresa. Las personas que trabajan en los departamentos de Cuentas por Pagar enfrentan desafíos como:

  • Pérdida de factura
  • Dificultad para acceder a la información completa de una transacción particular
  • Retraso en pagos a proveedores
  • Pérdida de descuentos por pronto pago
  • Duplicidad de pagos
  • Penalidades

Afortunadamente actualmente existe una solución para todos estos desafíos y se trata de la automatización de procesos de cuentas por pagar. Dicha automatización trae beneficios específicos para la organización, entre los cuales destacan los siguientes:

  • Permite tener un mejor monitoreo del estado de las facturas y brinda más transparencia al proceso
  • Da visibilidad del estado de las facturas mejorando la relación con los proveedores
  • Minimiza los tiempos de pago
  • Evita la pérdida de facturas
  • Elimina los errores en el proceso de pago
  • Brinda un servicio más profesional
  • Disminuye el uso de personal dedicado a realizar estas tareas
  • Genera descuentos por pagos anticipados
  • Evita destinar recursos humanos para la captura de datos
  • Elimina los costos por errores o correcciones
  • Evita que los empleados hagan retrabajo
  • Disminuye las llamadas de aclaración de pagos

Además de todos estos beneficios que ofrece la automatización de los procesos de cuentas por pagar también se puede ver una ventaja desde la perspectiva del Retorno de Inversión. Aunque si bien es cierto que las cuentas por pagar no es una actividad que genera ingresos directamente, la empresa que invierte en dicha automatización sí verá importantes ahorros no sólo del tiempo invertido en dichas actividades, sino en las condiciones de créditos y los descuentos que le generará por pronto pago.

Se estima que, al automatizar los procesos de cuentas por pagar, un procedimiento por una factura podría llevarse a cabo en una sexta parte del tiempo en el que se realizaría de manera manual.

Si después de evaluar los retos del departamento de Cuentas por Pagar te has dado cuenta que la solución está en la automatización de sus procesos en Requordit podemos ayudarte a obtener todos los beneficios que mencionamos.

Llámanos al 525585264575 o escríbenos a  recepcion@requordit.com te ayudaremos a mejorar el departamento de Cuentas por Pagar. Contáctanos.

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